Procedure Operative Governance

PROCEDURE OPERATIVE DELLA GOVERNANCE

Disposizioni generali

Art. 195 – Sistema delle Procedure Operative

1. Il Sistema delle Procedure Operative Standard (POS) disciplina lo svolgimento uniforme delle attività della Governance del Condominio.
2. Le Procedure costituiscono atti organizzativi attuativi del presente Codice e sono vincolanti per i soggetti incaricati della loro esecuzione.

Art. 196 – Finalità

Le Procedure Operative sono finalizzate a:

1. a) uniformare i comportamenti;
2. b) ridurre il rischio di errore;
3. c) assicurare la conformità normativa;
4. d) migliorare la qualità della gestione;
5. e) rendere verificabili le attività.

Art. 197 – Contenuto minimo di ogni Procedura

Ogni Procedura Operativa deve riportare almeno:

1. codice identificativo;
2. titolo;
3. finalità;
4. campo di applicazione;
5. riferimenti normativi;
6. responsabilità;
7. descrizione delle attività;
8. documentazione utilizzata;
9. registrazioni prodotte;
10. indicatori di controllo;
11. revisioni.

Classificazione delle Procedure

Art. 198 – Categorie

Le Procedure sono classificate nelle seguenti categorie:

• POS-GOV – Governance;
• POS-ASM – Assemblee;
• POS-AMM – Amministrazione;
• POS-ECO – Gestione economica;
• POS-TEC – Gestione tecnica;
• POS-CON – Contratti;
• POS-SIC – Sicurezza;
• POS-RSK – Gestione dei rischi;
• POS-AUD – Audit;
• POS-DOC – Gestione documentale.

Art. 199 – Codifica

Ogni Procedura è identificata mediante un codice univoco composto da:

• categoria;
• numero progressivo;
• revisione;
• anno di emissione.

Esempio:
POS-ASM-001 Rev.02/2026

Procedure istituzionali

Art. 200 – POS-ASM-001 – Convocazione dell’Assemblea

La procedura disciplina:

• predisposizione dell’ordine del giorno;
• verifica degli aventi diritto;
• predisposizione della documentazione;
• convocazione;
• termini;
• modalità di trasmissione;
• archiviazione.

Art. 201 – POS-ASM-002 – Svolgimento dell’Assemblea

La procedura disciplina:

• accreditamento;
• verifica dei quorum;
• apertura della seduta;
• discussione;
• votazioni;
• verbalizzazione;
• chiusura.

Art. 202 – POS-ASM-003 – Gestione delle Deliberazioni

La procedura definisce:

• registrazione;
• comunicazione;
• monitoraggio dell’esecuzione;
• archiviazione.

Procedure amministrative

Art. 203 – POS-AMM-001 – Protocollo documentale

Disciplina:

• ricezione;
• registrazione;
• classificazione;
• assegnazione;
• archiviazione.

Art. 204 – POS-AMM-002 – Gestione della corrispondenza

Regola:

• posta ordinaria;
• PEC;
• posta elettronica;
• notifiche;
• conservazione.

Art. 205 – POS-AMM-003 – Gestione dell’Anagrafe Condominiale

Definisce:

• acquisizione dati;
• aggiornamenti;
• verifiche;
• conservazione.

Procedure economico-finanziarie

Art. 206 – POS-ECO-001 – Emissione dei riparti

Disciplina:

• elaborazione;
• controlli;
• approvazione;
• invio ai condòmini.

Art. 207 – POS-ECO-002 – Gestione degli incassi

Comprende:

• registrazione;
• riconciliazione;
• controllo;
• solleciti.

Art. 208 – POS-ECO-003 – Gestione dei pagamenti

Stabilisce:

• autorizzazione;
• verifica documentale;
• esecuzione;
• registrazione;
• archiviazione.

Procedure tecniche

Art. 209 – POS-TEC-001 – Programmazione delle manutenzioni

Disciplina:

• censimento;
• pianificazione;
• calendario;
• verifiche.

Art. 210 – POS-TEC-002 – Affidamento lavori

Prevede:

• definizione del fabbisogno;
• raccolta delle offerte;
• valutazione tecnica;
• affidamento;
• controllo dell’esecuzione.

Art. 211 – POS-TEC-003 – Gestione dei guasti

Stabilisce:

• ricezione della segnalazione;
• classificazione;
• priorità;
• intervento;
• verifica finale.

Procedure di controllo

Art. 212 – POS-AUD-001 – Audit interno

Disciplina:

• programmazione;
• esecuzione;
• raccolta delle evidenze;
• rapporto finale;
• monitoraggio.

Art. 213 – POS-RSK-001 – Gestione dei rischi

Definisce:

• identificazione;
• valutazione;
• classificazione;
• trattamento;
• monitoraggio.

Art. 214 – POS-NC-001 – Gestione delle non conformità

Regola:

• apertura della segnalazione;
• analisi;
• azioni correttive;
• verifica dell’efficacia;
• chiusura.

Riesame delle Procedure

Art. 215 – Aggiornamento

Le Procedure Operative sono riesaminate:

• almeno una volta l’anno;
• in occasione di modifiche normative;
• dopo audit;
• dopo eventi significativi;
• in seguito a modifiche organizzative.

Art. 216 – Controllo delle revisioni

Ogni revisione è registrata indicando:

• numero della revisione;
• motivo;
• data;
• autore;
• approvatore;
• decorrenza.

Art. 217 – Diffusione

Le Procedure approvate sono rese disponibili ai soggetti interessati mediante il Sistema Documentale della Governance.

ALLEGATO G – Catalogo iniziale delle Procedure

PROCEDURE OPERATIVE DETTAGLIATE

POS-ASM-001

Convocazione dell’Assemblea Condominiale

Art. 218 – Scopo

La presente Procedura Operativa disciplina le attività necessarie alla corretta convocazione dell’Assemblea dei Condòmini, assicurando il rispetto delle disposizioni di legge, del regolamento condominiale e del presente Codice.

Art. 219 – Campo di applicazione

La procedura si applica:

• alle Assemblee ordinarie;
• alle Assemblee straordinarie;
• alle Assemblee in presenza;
• alle Assemblee in videoconferenza, ove consentite;
• alle Assemblee miste.

Art. 220 – Riferimenti

La procedura è attuata nel rispetto di:

• Codice Civile;
• Disposizioni di attuazione del Codice Civile;
• Regolamento Condominiale;
• Codice della Governance del Condominio;
• deliberazioni assembleari vigenti.

Art. 221 – Definizioni

Ai fini della presente procedura si intende per:

• Assemblea: organo deliberativo del Condominio;
• Convocazione: atto formale di invito alla partecipazione;
• Ordine del Giorno: elenco delle materie da trattare;
• Documentazione istruttoria: insieme degli atti posti a disposizione dei partecipanti.

Art. 222 – Responsabilità

Art. 223 – Avvio della procedura

La procedura ha inizio con:

• obbligo di convocazione previsto dalla legge;
• deliberazione precedente;
• richiesta dei condòmini;
• esigenze straordinarie della gestione.

Art. 224 – Predisposizione dell’Ordine del Giorno

L’Ordine del Giorno deve:

• essere completo;
• riportare argomenti specifici;
• evitare formulazioni generiche;
• consentire una preventiva valutazione delle decisioni.

Art. 225 – Istruttoria

Prima della convocazione devono essere raccolti:

• preventivi;
• relazioni tecniche;
• documentazione economica;
• pareri professionali;
• bozze di deliberazione;
• allegati.

Art. 226 – Verifica degli aventi diritto

Prima dell’invio delle convocazioni è verificata:

• l’anagrafe condominiale;
• la titolarità delle unità immobiliari;
• eventuali deleghe permanenti;
• recapiti;
• PEC;
• domicilio eletto.

Art. 227 – Invio della convocazione

La convocazione contiene almeno:

• data;
• ora;
• luogo;
• modalità di partecipazione;
• Ordine del Giorno;
• documentazione allegata;
• termini previsti dalla legge.

Art. 228 – Registrazione

L’avvenuta convocazione è registrata nel Registro delle Assemblee indicando:

• numero;
• data;
• destinatari;
• modalità di trasmissione;
• protocolli.

Art. 229 – Controlli

Prima dell’Assemblea devono essere verificati:

✓ completezza dell’O.d.G.

✓ correttezza dei destinatari

✓ rispetto dei termini

✓ allegati

✓ protocollazione

✓ archiviazione

Art. 230 – Registrazioni prodotte

La procedura produce almeno:

• Convocazione;
• Registro convocazioni;
• Protocollo;
• Fascicolo assembleare;
• Elenco destinatari.

Art. 231 – Indicatori (KPI)

Sono monitorati:

• convocazioni inviate nei termini;
• errori di recapito;
• convocazioni annullate;
• integrazioni dell’Ordine del Giorno;
• reclami relativi alla convocazione.

Art. 232 – Riesame della procedura

La procedura è riesaminata:

• annualmente;
• dopo modifiche legislative;
• a seguito di contenzioso;
• dopo audit;
• in presenza di criticità ricorrenti.

ALLEGATO H

Checklist operativa

Prima dell’invio verificare:

☐ Ordine del Giorno completo

☐ Bilancio allegato

☐ Preventivi allegati

☐ Relazioni tecniche allegate

☐ Elenco aventi diritto aggiornato

☐ Deleghe verificate

☐ PEC aggiornate

☐ Protocollo assegnato

☐ Firma dell’Amministratore

☐ Archiviazione effettuata

“Procedure Operative Governance”

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