Privacy condominiale

Privacy condominiale: è obbligatoria, chi deve occuparsene e l’amministratore ha diritto a un compenso?

La gestione della privacy in condominio è un tema sempre più rilevante nell’attività dell’amministratore. Il condominio tratta infatti numerosi dati personali: nominativi e recapiti dei condomini, dati relativi ai pagamenti, morosità, coordinate bancarie, documentazione contabile, dati dei fornitori e, in determinate circostanze, informazioni che richiedono particolare attenzione. A ciò possono aggiungersi sistemi di videosorveglianza e strumenti digitali utilizzati per comunicazioni e gestione documentale.

Il riferimento principale è il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), insieme alla normativa italiana in materia di protezione dei dati personali. Il rispetto della privacy non è quindi facoltativo: il trattamento deve avvenire secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza.

Chi deve curare la privacy del condominio?

In termini generali, il condominio è titolare del trattamento dei dati effettuati nell’ambito della gestione condominiale. L’amministratore opera concretamente nella gestione di tali informazioni e il suo ruolo, sotto il profilo privacy, deve essere correttamente inquadrato in relazione alle attività svolte.

Occorre predisporre e mantenere un’organizzazione adeguata: informative privacy, modalità di conservazione dei documenti, gestione degli accessi, sicurezza degli archivi cartacei e informatici, rapporti con eventuali soggetti esterni e procedure per l’esercizio dei diritti degli interessati. Particolare cautela è necessaria anche nella comunicazione dei dati dei condomini e nella gestione delle morosità.

La normativa non impone necessariamente al condominio di affidarsi a un consulente privacy esterno né, nella generalità dei casi, di nominare un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO). È però necessario che gli adempimenti richiesti siano effettivamente svolti e documentati.

È un’attività compresa nel compenso ordinario dell’amministratore?

La questione va distinta dagli obblighi del condominio. Il fatto che determinati adempimenti privacy siano necessari non significa automaticamente che ogni attività connessa debba essere compresa nel compenso ordinario dell’amministratore.

L’art. 1129 del Codice civile stabilisce che, all’atto dell’accettazione della nomina e del rinnovo, l’amministratore deve specificare analiticamente l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività svolta. Diventa quindi fondamentale verificare il preventivo professionale approvato dall’assemblea e le attività che vi sono espressamente comprese.

La normale attenzione alla riservatezza e alla corretta gestione dei dati è inevitabilmente collegata all’attività amministrativa. Diverso può essere il caso di un vero e proprio servizio aggiuntivo di adeguamento e gestione privacy: predisposizione o revisione della documentazione, analisi dei trattamenti, procedure organizzative, aggiornamenti periodici, gestione di specifici adempimenti o coordinamento con consulenti specializzati.

Quando tali prestazioni non risultano comprese nel compenso ordinario, l’amministratore può proporre all’assemblea un compenso specifico, che deve essere chiaramente indicato e approvato.

La soluzione più trasparente è quindi distinguere, già nel preventivo di nomina, tra attività amministrativa ordinaria e servizi privacy ulteriori. In questo modo il condominio conosce preventivamente costi e prestazioni e l’amministratore evita contestazioni sulla legittimità di compensi aggiuntivi.

Privacy condominiale: obblighi, responsabilità e compenso dell’amministratore

La disciplina sulla protezione dei dati personali trova piena applicazione anche in ambito condominiale. Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e il D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018, impongono infatti specifici obblighi ogniqualvolta vengano trattati dati personali riferibili a persone fisiche.

Nella gestione ordinaria vengono trattati dati anagrafici e di contatto dei condomini, informazioni relative a proprietà e quote millesimali, pagamenti, morosità, coordinate bancarie, documentazione contabile e giudiziaria, nonché, in particolari circostanze, ulteriori informazioni meritevoli di specifica tutela. Ulteriori problematiche sorgono in presenza di impianti di videosorveglianza, siti internet, aree riservate e sistemi digitali di gestione documentale.

Il titolare del trattamento

Secondo l’impostazione espressa dal Garante per la protezione dei dati personali, il condominio, considerato nella sua compagine, è titolare del trattamento dei dati effettuato nell’ambito della gestione condominiale.

Più articolata è la posizione dell’amministratore. Il suo inquadramento deve essere valutato alla luce delle concrete attività svolte e della disciplina prevista dagli artt. 4, 24, 28 e 32 GDPR, distinguendo le attività effettuate per conto del condominio da quelle eventualmente svolte dall’amministratore nell’ambito della propria autonoma organizzazione professionale.

Il condominio deve comunque assicurare che i trattamenti rispettino i principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza previsti dall’art. 5 GDPR e adottare misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, ai sensi dell’art. 32.

L’adeguamento può comprendere informative agli interessati, individuazione dei soggetti autorizzati, regolamentazione dei rapporti con fornitori esterni che trattano dati per conto del condominio, procedure di conservazione e accesso alla documentazione e gestione di eventuali violazioni dei dati personali.

Non deriva invece automaticamente dalla semplice esistenza del condominio l’obbligo di nominare un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): tale obbligo sussiste esclusivamente nei casi previsti dall’art. 37 GDPR.

Privacy e compenso dell’amministratore

Un aspetto distinto riguarda il compenso. L’obbligatorietà degli adempimenti previsti dal GDPR non comporta automaticamente che qualsiasi attività necessaria all’adeguamento privacy debba essere svolta gratuitamente dall’amministratore.

L’art. 1129, comma 14, c.c. stabilisce che l’amministratore, all’atto dell’accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina, l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività svolta.

Occorre pertanto esaminare il preventivo presentato dall’amministratore e la relativa deliberazione assembleare.

Gli ordinari doveri di riservatezza e la corretta gestione dei dati strettamente funzionale agli adempimenti previsti dagli artt. 1129 e 1130 c.c. difficilmente possono essere considerati, per il solo fatto di essere soggetti al GDPR, un’autonoma prestazione professionale.

Diversa è l’ipotesi nella quale venga richiesto all’amministratore un vero e proprio servizio ulteriore di adeguamento privacy: analisi dei trattamenti, predisposizione e aggiornamento della documentazione, procedure interne, gestione degli incarichi privacy, verifica periodica degli adempimenti, assistenza in caso di data breach o coordinamento con professionisti specializzati.

In tali casi può essere previsto un compenso aggiuntivo, purché non venga unilateralmente addebitato al condominio ma trovi fondamento nel preventivo accettato o in una specifica deliberazione assembleare.

In conclusione, occorre tenere separati due profili: il rispetto della normativa privacy è obbligatorio; la remunerazione dell’attività necessaria per garantirlo dipende invece dal contenuto dell’incarico conferito all’amministratore. Una chiara indicazione preventiva delle prestazioni comprese nel compenso ordinario e di quelle considerate straordinarie rappresenta quindi la soluzione più corretta sotto il profilo giuridico e gestionale.

Privacy in condominio: l’amministratore può chiedere un compenso extra?

Tra le voci che sempre più frequentemente compaiono nei bilanci condominiali vi è quella relativa alla “gestione privacy” o “adempimenti GDPR”. Ma l’amministratore può addebitare ogni anno al condominio un compenso aggiuntivo per questa attività? E soprattutto: è sufficiente indicarlo nel consuntivo oppure occorre una preventiva approvazione dell’assemblea?

La risposta richiede di distinguere nettamente tra obbligo di rispettare la normativa sulla protezione dei dati e diritto dell’amministratore a percepire un ulteriore compenso.

La privacy non è facoltativa

Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) trova applicazione anche alla gestione condominiale. Il Garante ha da tempo chiarito che nell’amministrazione del condominio devono essere trattati soltanto i dati personali pertinenti e necessari alla gestione delle parti comuni e devono essere adottate adeguate cautele per impedirne la conoscenza da parte di soggetti non legittimati.

La materia è tutt’altro che superata. Nel 2025 il Garante ha avviato una consultazione pubblica su nuove linee guida dedicate proprio al trattamento dei dati personali nell’ambito condominiale, affrontando espressamente anche il ruolo dell’amministratore. (Garante Privacy)

L’amministratore, pertanto, non può sostenere che la privacy sia un’attività estranea alla gestione condominiale: nello svolgimento del proprio mandato tratta inevitabilmente dati anagrafici, recapiti, situazioni contabili, morosità, coordinate bancarie e numerose altre informazioni personali.

Ma obbligo privacy significa automaticamente compenso extra?

No. Ed è questo il punto centrale.

L’art. 1129, comma 14, c.c. prevede che l’amministratore, all’atto dell’accettazione della nomina e del suo rinnovo, debba specificare analiticamente l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività svolta.

Occorre quindi partire dal preventivo professionale approvato al momento della nomina.

Gli adempimenti connessi alla normale gestione dei dati necessari per svolgere le attribuzioni dell’amministratore previste dall’art. 1130 c.c. sono strettamente collegati all’esecuzione dell’incarico. Lo stesso documento di indirizzo del Garante del 2025 sottolinea che, attraverso la nomina, l’amministratore acquisisce poteri e obblighi connessi alla gestione del condominio, comprendenti anche gli atti preparatori e strumentali rispetto alle attribuzioni previste dalla legge. (Garante Privacy)

Diventa quindi discutibile pretendere un compenso autonomo semplicemente perché l’amministratore conserva correttamente i dati dei condomini, utilizza password adeguate, evita comunicazioni illecite o rispetta le regole sulla riservatezza. Sono comportamenti che attengono al corretto esercizio dell’attività professionale.

Quando il compenso aggiuntivo può essere giustificato?

Diverso è il caso di una prestazione ulteriore e specificamente individuata: predisposizione di un sistema documentale GDPR, revisione completa delle informative, analisi dei trattamenti, procedure per data breach, gestione di responsabili esterni, verifiche periodiche, consulenze specialistiche o interventi straordinari resi necessari da particolari trattamenti.

In questo caso l’attività può assumere autonomia rispetto alla gestione amministrativa ordinaria e può quindi essere oggetto di uno specifico compenso.

Ma il compenso deve essere preventivamente determinato e portato a conoscenza del condominio, attraverso il preventivo analitico dell’amministratore o mediante una specifica deliberazione assembleare.

Si possono quindi addebitare 100, 200 o 300 euro all’anno per la “privacy”?

Non esiste nel GDPR una tariffa annuale obbligatoria che il condominio debba corrispondere all’amministratore per la privacy.

Pertanto, una voce genericamente denominata “Privacy € 250”, inserita automaticamente ogni anno nel rendiconto, non trova la propria giustificazione nel semplice fatto che il GDPR debba essere rispettato.

Occorre chiedersi: quale attività è stata concretamente svolta? Era già compresa nel compenso dell’amministratore? Il compenso aggiuntivo era stato preventivamente indicato e approvato?

Se, ad esempio, nel preventivo accettato dall’assemblea è espressamente previsto “gestione e aggiornamento adempimenti GDPR: € 200 annui”, la situazione è profondamente diversa rispetto all’inserimento, a posteriori, della stessa somma nel consuntivo senza una precedente pattuizione.

Il principio da tenere presente è semplice: il GDPR rende obbligatorio il rispetto della privacy, non rende automaticamente obbligatorio un compenso aggiuntivo all’amministratore.

La normale gestione corretta e riservata dei dati è parte integrante dell’attività amministrativa. Quando, invece, viene svolto un servizio privacy ulteriore, autonomo e concretamente identificabile, questo può essere remunerato separatamente.

Ciò che deve essere evitato è trasformare un obbligo normativo in una voce forfettaria automatica di bilancio priva dell’indicazione delle prestazioni effettivamente rese.

Per questo, quando nel rendiconto compare una voce “privacy” o “GDPR”, la domanda corretta non è soltanto quanto costa?, ma soprattutto: che cosa stiamo pagando, chi ha autorizzato questa spesa e tale attività era già compresa nel compenso dell’amministratore?

C’è inoltre un elemento molto interessante da sviluppare: il problema cambia se i 200/300 € non sono indicati come compenso dell’amministratore, ma come fattura di una società esterna “consulente GDPR” scelta dall’amministratore. In quel caso entrano in gioco anche i poteri di spesa dell’amministratore e la necessità o meno di una preventiva delibera assembleare.

Il punto chiave è distinguere la facoltà dell’amministratore di avvalersi di fornitori nell’ordinaria gestione dalla possibilità di impegnare autonomamente il condominio in un contratto annuale di consulenza GDPR.

Consulente privacy esterno: può sceglierlo autonomamente l’amministratore?

Un caso particolarmente delicato si verifica quando nel rendiconto condominiale compare una fattura intestata al condominio emessa da una società esterna per “consulenza privacy”, “adeguamento GDPR” o “servizio privacy annuale”, senza che l’assemblea abbia mai deliberato l’affidamento dell’incarico.

L’amministratore può scegliere autonomamente il consulente e porre il relativo costo a carico dei condomini?

La risposta non può essere ricavata dal solo GDPR. Occorre infatti distinguere l’obbligo di rispettare la normativa sulla protezione dei dati dal diverso problema civilistico relativo a chi abbia il potere di affidare un incarico professionale a un soggetto esterno e di impegnare economicamente il condominio.

Il GDPR non impone di nominare un “consulente privacy”

Un primo equivoco deve essere eliminato.

Il Regolamento UE 2016/679 impone il rispetto di determinati obblighi, ma non stabilisce che ogni condominio debba necessariamente stipulare un contratto annuale con una società di consulenza privacy.

Neppure la nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD) è automaticamente obbligatoria per un normale condominio. Il Garante ha espressamente indicato, nelle proprie FAQ, gli amministratori di condominio tra i soggetti per i quali, al di fuori delle ipotesi previste dall’art. 37 GDPR, la designazione del DPO non è obbligatoria.

Pertanto, sostenere semplicemente che “la fattura deve essere pagata perché il GDPR è obbligatorio” non risolve la questione.

Una cosa è l’obbligo di conformarsi alla normativa; altra cosa è decidere come adempiervi, attraverso chi e a quale costo.

Può decidere tutto l’amministratore?

L’art. 1130 c.c. attribuisce all’amministratore il compito di eseguire le deliberazioni assembleari, disciplinare l’uso delle cose comuni, riscuotere i contributi ed erogare le spese necessarie alla manutenzione ordinaria e all’esercizio dei servizi comuni, oltre a svolgere gli altri adempimenti previsti dalla legge.

Ciò significa che l’amministratore dispone certamente di una propria sfera di autonomia operativa e non deve convocare un’assemblea per ogni singola spesa necessaria alla gestione ordinaria.

Ma da questo non discende automaticamente un potere illimitato di stipulare, a spese del condominio, qualsiasi contratto di consulenza professionale.

Occorre verificare natura, necessità, importo e durata dell’incarico, nonché il contenuto del preventivo e del bilancio preventivo già approvati dall’assemblea.

Il caso della fattura annuale del consulente GDPR

Supponiamo che l’amministratore incarichi autonomamente una società e che nel consuntivo compaia:

“Società Alfa – assistenza e gestione GDPR annuale: € 600,00”.

La prima domanda non dovrebbe essere se il condominio debba rispettare il GDPR – perché certamente deve farlo – ma:

chi ha autorizzato l’affidamento di quello specifico servizio a quella specifica società per € 600?

Se il servizio e il relativo costo erano chiaramente indicati nel preventivo di gestione approvato dall’assemblea oppure erano stati oggetto di una precedente deliberazione, la posizione dell’amministratore è evidentemente più solida.

Più problematica è invece l’ipotesi nella quale l’amministratore abbia autonomamente scelto il professionista, concordato il compenso e successivamente presentato la fattura ai condomini.

Non basta, a mio avviso, qualificare genericamente la spesa come “privacy” per trasformarla automaticamente in una spesa ordinaria rimessa alla totale discrezionalità dell’amministratore.

Occorre verificare se si trattasse realmente di una prestazione necessaria e funzionale all’ordinaria amministrazione oppure di un autonomo servizio professionale che, per caratteristiche, durata e costo, avrebbe dovuto essere preventivamente sottoposto alla valutazione dell’assemblea.

Il problema è ancora più evidente nei contratti pluriennali

La questione assume maggiore rilevanza quando non si tratta di una consulenza occasionale, ma di un contratto annuale con rinnovo automatico, oppure addirittura pluriennale.

In questi casi non siamo più necessariamente davanti al semplice acquisto di un servizio occasionale indispensabile per risolvere un problema immediato.

L’amministratore sta instaurando un rapporto contrattuale destinato a produrre costi continuativi a carico del condominio.

Quanto più l’incarico presenta autonomia, durata e rilevanza economica, tanto più diventa importante verificare l’esistenza di una preventiva autorizzazione assembleare o, quantomeno, la sua riconducibilità alle spese ordinarie già preventivate e approvate.

E se la società tratta anche i dati dei condomini?

Qui nasce un secondo problema, distinto da quello economico.

Se la società esterna non si limita a fornire una consulenza teorica ma accede concretamente ai dati personali per conto del condominio, occorre anche verificare il corretto inquadramento privacy del rapporto.

L’art. 28 GDPR stabilisce che, quando un trattamento viene effettuato per conto del titolare da un responsabile del trattamento, quest’ultimo deve presentare garanzie sufficienti e il rapporto deve essere disciplinato mediante contratto o altro atto giuridico contenente gli elementi richiesti dal Regolamento.

Il Garante ha recentemente ribadito l’importanza non soltanto della formalizzazione del rapporto con i soggetti esterni che trattano dati per conto del titolare, ma anche della loro selezione e vigilanza.

Pertanto, davanti alla fattura del “consulente privacy” sarebbe opportuno verificare non soltanto il costo, ma anche quali dati abbia ricevuto, quale attività abbia concretamente svolto, quale ruolo privacy ricopra e quale documentazione contrattuale disciplini il trattamento.

L’approvazione del consuntivo sana automaticamente la spesa?

Questo è probabilmente il punto più interessante.

Il fatto che una fattura sia stata materialmente pagata dall’amministratore e successivamente inserita nel rendiconto non equivale, di per sé, a dimostrare che l’amministratore fosse originariamente autorizzato a stipulare qualsiasi contratto.

L’approvazione del rendiconto assume certamente rilevanza nei rapporti tra assemblea e amministratore, ma non dovrebbe essere utilizzata come meccanismo automatico per trasformare qualsiasi incarico autonomamente conferito in una spesa preventivamente autorizzata.

Occorre valutare concretamente il contenuto della deliberazione, la documentazione messa a disposizione dei condomini e la natura della spesa.

Per questo è opportuno che una consulenza privacy esterna non venga nascosta all’interno di generiche voci quali “spese amministrative”, “GDPR” o “adempimenti di legge”, ma venga chiaramente identificata indicando fornitore, attività svolta e relativo costo.

Le domande che il condomino può legittimamente porre

Di fronte a una fattura di una società esterna per “servizio GDPR”, il condomino può quindi chiedere di conoscere:

1. chi ha conferito l’incarico;
2. quando è stato conferito;
3. quale delibera assembleare lo abbia eventualmente autorizzato;
4. quale sia il contratto sottoscritto con la società;
5. quali servizi siano effettivamente compresi;
6. se il contratto sia annuale, pluriennale o soggetto a rinnovo automatico;
7. quale sia il costo complessivo per il condominio;
8. se la società abbia accesso ai dati personali dei condomini e, in caso affermativo, con quale inquadramento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Il condominio deve rispettare il GDPR, ma da tale obbligo non deriva automaticamente il potere dell’amministratore di affidare senza limiti economici e temporali un incarico professionale a una società da lui scelta, trasferendone successivamente il costo sui condomini.

La questione deve essere valutata alla luce dei poteri attribuiti all’amministratore dagli artt. 1130 e seguenti c.c., della natura ordinaria o straordinaria della prestazione, del preventivo approvato, dell’importo e della durata del contratto.

E soprattutto occorre evitare un’equazione tanto semplice quanto fuorviante:

“Il GDPR è obbligatorio, quindi è obbligatoria anche la fattura del consulente scelto dall’amministratore”.

Non è così.

L’obbligo normativo riguarda la protezione dei dati. La decisione di affidare a un soggetto esterno un servizio professionale, la scelta del fornitore e l’assunzione del relativo costo costituiscono questioni ulteriori, che devono trovare una propria giustificazione nei poteri dell’amministratore o in una decisione dell’assemblea.

Prima di approvare quella fattura, quindi, la domanda fondamentale rimane una: il servizio era realmente necessario alla gestione ordinaria e rientrava nei poteri dell’amministratore, oppure si trattava di un autonomo incarico professionale che avrebbe dovuto essere preventivamente sottoposto all’assemblea?

Sul piano privacy, il quadro è particolarmente attuale: nel 2025 il Garante ha avviato una consultazione su nuove linee guida specifiche per il condominio e ha precisato che il documento definitivo sarebbe stato adottato successivamente alla consultazione; quindi eviterei di presentare quel testo consultivo come se fosse già una fonte definitivamente consolidata.

Inoltre, il Garante conferma che il DPO non è automaticamente obbligatorio per l’amministratore di condominio e che, quando un fornitore tratta effettivamente dati per conto del titolare, il rapporto deve rispettare le condizioni dell’art. 28 GDPR.

Esaminiamo ora il caso in cui l’amministratore incarichi sempre la stessa società privacy, magari collegata allo studio o a un’associazione di amministratori, senza chiedere preventivi concorrenti: lì entrano in gioco trasparenza, conflitto d’interessi e possibilità per il condomino di chiedere contratto, fatture e documentazione.

Qui il punto va trattato con cautela: la mancanza di più preventivi non rende automaticamente illegittimo l’incarico, e neppure un collegamento tra amministratore e fornitore determina da solo la nullità. Però può diventare molto rilevante sul piano della trasparenza, dell’interesse del condominio e della corretta gestione del mandato.

Privacy condominiale: quando il consulente è sempre quello scelto dall’amministratore

Un ulteriore profilo merita particolare attenzione: cosa accade quando l’amministratore affida sistematicamente il servizio privacy alla stessa società, magari indicata dalla propria associazione professionale, collegata allo studio o comunque appartenente alla propria rete di rapporti professionali?

E cosa accade se l’incarico viene rinnovato ogni anno senza sottoporre all’assemblea preventivi alternativi?

Esiste l’obbligo di chiedere tre preventivi?

Partiamo da un punto fondamentale: nel condominio privato non esiste una regola generale che imponga all’amministratore di acquisire necessariamente tre preventivi prima di affidare qualsiasi servizio.

Il condominio non è una pubblica amministrazione e non è soggetto alle procedure di gara previste per gli appalti pubblici.

Pertanto, il semplice fatto che sia stato richiesto un solo preventivo non determina automaticamente l’illegittimità della spesa.

La vera questione è un’altra: l’amministratore aveva il potere di conferire autonomamente quell’incarico?

E, soprattutto, se il fornitore presenta rapporti economici, societari, associativi o professionali con l’amministratore, i condomini ne erano stati informati?

Il consulente indicato dall’associazione dell’amministratore

Non vi è nulla di necessariamente illecito nel fatto che un amministratore utilizzi una società convenzionata con la propria associazione professionale.

La situazione diventa però più delicata quando il servizio viene sistematicamente addebitato ai condomini senza che questi abbiano avuto la possibilità di conoscere:

• il rapporto esistente tra amministratore, associazione e società fornitrice;
• il costo del servizio;
• le prestazioni concretamente comprese;
• l’esistenza di eventuali alternative;
• la durata e le condizioni di rinnovo del contratto.

Il problema aumenta se l’incarico viene presentato come una conseguenza inevitabile del GDPR.

Il GDPR impone determinati adempimenti, ma non impone al condominio di acquistare il servizio offerto dalla società indicata dall’amministratore o dalla sua associazione professionale.

E se la società è collegata direttamente allo studio?

La questione diventa ancora più sensibile quando esiste un collegamento economico diretto.

Si pensi all’amministratore che affida sistematicamente il servizio privacy a una società della quale sia socio, amministratore, collaboratore o dalla quale riceva direttamente o indirettamente un vantaggio economico.

In una situazione del genere la trasparenza assume un’importanza decisamente maggiore.

L’amministratore gestisce infatti denaro e interessi appartenenti al condominio. L’art. 1129 c.c. impone specifici obblighi di trasparenza nella gestione e stabilisce, tra l’altro, che il compenso dell’amministratore debba essere analiticamente specificato all’atto della nomina o del rinnovo.

Se una parte del costo sostenuto dal condominio dovesse trasformarsi, direttamente o indirettamente, in un beneficio economico per l’amministratore, sarebbe quindi essenziale conoscere la reale struttura dell’operazione.

Attenzione però: “conflitto di interessi” non significa automaticamente contratto nullo

Su questo punto occorre evitare conclusioni troppo semplicistiche.

La giurisprudenza della Corte di Cassazione offre un’indicazione interessante. Nella sentenza n. 12377/2023 è stata esaminata una situazione nella quale l’amministratore del condominio era anche socio e amministratore unico della società aggiudicataria di lavori deliberati dall’assemblea.

La Cassazione ha evidenziato, in quel contesto, che l’amministratore normalmente presenzia ma non partecipa all’assemblea e non dispone del diritto di voto, salvo che sia egli stesso condomino.

Pertanto, il semplice collegamento tra amministratore e impresa non consente automaticamente di dichiarare invalida una deliberazione assembleare. Ciò non elimina però la necessità di valutare concretamente trasparenza, procedimento decisionale e interessi coinvolti.

La differenza può essere decisiva: un conto è che l’assemblea, adeguatamente informata, scelga consapevolmente una società collegata all’amministratore; altro è che sia l’amministratore stesso a scegliere autonomamente una società a lui collegata e presenti successivamente la fattura ai condomini.

Preventivi concorrenti: non obbligatori, ma estremamente utili

L’acquisizione di più preventivi assume quindi una funzione diversa.

Non rappresenta necessariamente un obbligo di legge, ma costituisce uno strumento attraverso il quale l’assemblea può verificare se il prezzo proposto sia congruo e scegliere consapevolmente il fornitore.

Supponiamo che una società convenzionata con lo studio richieda:

€ 800 all’anno per “assistenza GDPR”.

Senza conoscere il contenuto del servizio e senza confrontarlo con altre offerte, l’assemblea difficilmente può sapere se € 800 rappresentino un costo conveniente, eccessivo o addirittura riferito ad attività non necessarie.

Il problema non è quindi semplicemente:

“Mancano tre preventivi”.

La questione corretta è:

“L’assemblea disponeva delle informazioni necessarie per valutare consapevolmente servizio, fornitore e costo?”

E se il servizio viene rinnovato automaticamente ogni anno?

Il tema diventa ancora più rilevante quando la stessa fattura compare sistematicamente nei rendiconti:

2024 – consulenza GDPR € 600
2025 – consulenza GDPR € 650
2026 – consulenza GDPR € 700.

A questo punto è legittimo domandarsi se ci troviamo ancora davanti a una singola spesa occasionale di gestione oppure a un vero rapporto contrattuale continuativo.

In quest’ultimo caso sarebbe opportuno che l’assemblea conoscesse almeno durata del contratto, condizioni economiche, eventuale rinnovo automatico, modalità di recesso e attività effettivamente comprese nel canone.

Il diritto del condomino di conoscere la documentazione

Il condomino non deve necessariamente limitarsi alla descrizione sintetica contenuta nel rendiconto.

L’art. 1130-bis c.c. riconosce ai condomini e ai titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari la possibilità di prendere visione dei documenti giustificativi di spesa ed estrarne copia a proprie spese.

Di fronte a una voce “consulenza privacy” diventa quindi particolarmente interessante esaminare non soltanto la fattura, ma anche il contratto che ne costituisce il presupposto e la documentazione relativa all’incarico.

Cinque domande che cambiano completamente la questione

Prima di approvare una spesa ricorrente per consulenza privacy, sarebbe opportuno chiarire:

Chi ha scelto il consulente?

L’assemblea ha approvato l’incarico oppure la scelta è stata effettuata autonomamente dall’amministratore?

Esistono rapporti societari, economici, associativi o professionali tra amministratore e società incaricata?

Quali prestazioni vengono effettivamente fornite al condominio?

Perché il condominio continua ad acquistare annualmente quel servizio e a quel prezzo?

Sono domande ancora più importanti quando l’amministratore presenta la consulenza come un costo inevitabile imposto dalla normativa privacy.

La trasparenza è la vera discriminante

Il punto centrale non è quindi vietare all’amministratore di utilizzare professionisti di propria fiducia.

Un rapporto fiduciario con un consulente può essere perfettamente legittimo e persino vantaggioso per il condominio.

Ciò che deve essere evitato è un sistema nel quale il fornitore venga scelto stabilmente dall’amministratore, il costo venga automaticamente trasferito ai condomini e l’assemblea venga chiamata semplicemente a ratificare la spesa a posteriori, senza conoscere rapporti esistenti, alternative disponibili e contenuto effettivo della prestazione.

Il principio può essere riassunto in una domanda molto semplice:

se il consulente è realmente la scelta migliore per il condominio, perché non rendere completamente trasparenti il rapporto, il contratto, il costo e le eventuali alternative?

Il GDPR richiede che i dati siano adeguatamente protetti. Non richiede invece che il condominio acquisti ogni anno un determinato “pacchetto privacy”, né che debba acquistarlo proprio dalla società indicata dall’amministratore.

Quando esistono rapporti tra chi sceglie il fornitore e chi incassa il corrispettivo, la trasparenza preventiva nei confronti dell’assemblea diventa quindi il principale strumento di tutela del condominio.

Una precisazione giuridica importante rafforza l’articolo: l’art. 1129 c.c. impone effettivamente all’amministratore la specificazione analitica del proprio compenso e disciplina diversi obblighi di trasparenza gestionale. La Cassazione, però, ha anche escluso che il solo fatto che l’amministratore fosse socio e amministratore unico della società aggiudicataria determinasse automaticamente un conflitto invalidante della deliberazione assembleare: per questo eviterei formule assolute come “società collegata = conflitto di interessi = incarico nullo”. (Corte di Cassazione)

Sul fronte privacy, inoltre, il Garante ribadisce che il trattamento condominiale deve riguardare informazioni pertinenti e necessarie alla gestione; le nuove linee guida condominiali sono state sottoposte a consultazione pubblica nel 2025, anche proprio per chiarire ulteriormente il ruolo dell’amministratore. (garanteprivacy.it)

E se la privacy viene curata direttamente dall’amministratore?

L’amministratore può materialmente occuparsi degli adempimenti privacy del condominio: informative, gestione delle richieste degli interessati, rapporti con fornitori, misure organizzative, registro dei trattamenti quando necessario, ecc. Però bisogna distinguere i ruoli GDPR: normalmente il condominio è il titolare del trattamento, mentre l’amministratore opera nell’ambito della gestione condominiale e, per alcune attività o servizi, può assumere un ruolo distinto che va correttamente inquadrato.

Se invece ci chiediamo se l’amministratore possa essere anche DPO/RPD del condominio, la questione è diversa: lì bisogna verificare requisiti, indipendenza e soprattutto l’eventuale conflitto d’interessi.

Se parliamo del compenso aggiuntivo che l’amministratore inserisce per “gestione privacy/GDPR”, il punto importante è distinguere tra attività ordinariamente connesse al mandato e servizi ulteriori.

Il Garante riconosce che l’amministratore ha un ruolo centrale nella gestione dei dati del condominio e che una parte dei trattamenti deriva direttamente dalle attribuzioni connesse al mandato di amministratore. Nel documento di indirizzo del 2025 il Garante distingue proprio le attività derivanti dalla legge e dal mandato dalle altre attività eventualmente affidate.

Quindi, se nel preventivo trovi ad esempio:

Compenso amministratore: € 2.500
Gestione privacy/GDPR: € 500

non significa automaticamente che i 500 € siano illegittimi, ma devono essere chiaramente indicati e accettati come parte del compenso/servizio richiesto. Il problema diventa più interessante se l’amministratore pretende successivamente un compenso privacy che non risultava dalla proposta economica approvata al momento della nomina/rinnovo.

Inoltre, se la voce “privacy” consiste semplicemente nel normale trattamento dei dati necessario per amministrare il condominio — anagrafe condominiale, recapiti, contabilità, convocazioni, morosità, comunicazioni ai fornitori ecc. — si può certamente discutere se si tratti realmente di un servizio autonomo oppure di attività già strettamente collegata alla normale amministrazione. Il Garante conferma che il trattamento dei dati personali è parte integrante della gestione condominiale.

© 2026 Dott. Giovanni Marocco. Tutti i diritti riservati.