Principi della manutenzione

Manutenzione

Art. 99 – Principi della manutenzione

1. La manutenzione è programmata secondo criteri di prevenzione, sicurezza ed economicità.
2. Gli interventi sono classificati in:

• manutenzione ordinaria;
• manutenzione straordinaria;
• manutenzione preventiva;
• manutenzione correttiva;
• manutenzione migliorativa;
• manutenzione d’urgenza.

Art. 100 – Piano delle manutenzioni

1. L’Amministratore predispone un Piano delle Manutenzioni aggiornato annualmente.
2. Il Piano individua:

• interventi previsti;
• priorità;
• frequenze;
• costi stimati;
• responsabili;
• cronoprogramma.

Art. 101 – Registro degli interventi

Ogni intervento è registrato indicando:

• data;
• bene interessato;
• descrizione dell’attività;
• impresa esecutrice;
• costo;
• documentazione allegata;
• esito della verifica finale.

Gestione degli impianti

Art. 102 – Censimento degli impianti

Il Condominio mantiene il censimento aggiornato degli impianti comuni, con indicazione di:

• tipologia;
• ubicazione;
• caratteristiche principali;
• documentazione tecnica;
• scadenze manutentive;
• responsabili.

Art. 103 – Verifiche periodiche

Gli impianti soggetti a verifiche obbligatorie sono controllati nel rispetto delle disposizioni normative e delle prescrizioni tecniche applicabili.

Art. 104 – Libretto dell’impianto

Per ogni impianto è conservata la documentazione prevista dalla normativa, comprensiva degli interventi eseguiti e delle verifiche effettuate.

Sicurezza

Art. 105 – Principi di sicurezza

Il Condominio adotta misure organizzative e tecniche idonee a ridurre i rischi connessi all’uso delle parti comuni.

Art. 106 – Piano della sicurezza

L’Amministratore predispone un Piano della Sicurezza contenente:

• individuazione dei rischi;
• misure preventive;
• procedure di emergenza;
• responsabilità;
• programma delle verifiche.

Art. 107 – Gestione delle emergenze

Sono definite procedure per:

• incendi;
• allagamenti;
• guasti impiantistici;
• eventi atmosferici eccezionali;
• evacuazione delle aree comuni;
• comunicazione ai condòmini.

Efficientamento energetico

Art. 108 – Politica energetica

Il Condominio promuove interventi finalizzati alla riduzione dei consumi energetici e delle emissioni, compatibilmente con la sostenibilità economica degli investimenti.

Art. 109 – Piano energetico

Il Piano Energetico individua:

• interventi di efficientamento;
• priorità;
• benefici attesi;
• incentivi disponibili;
• cronoprogramma;
• indicatori di risultato.

Appalti e fornitori

Art. 110 – Programmazione degli affidamenti

Gli affidamenti di lavori, servizi e forniture sono programmati sulla base delle esigenze manutentive e delle disponibilità finanziarie.

Art. 111 – Selezione dei fornitori

La scelta dei fornitori tiene conto di criteri quali:

• competenza;
• affidabilità;
• esperienza;
• regolarità amministrativa;
• qualità delle prestazioni;
• congruità economica.

Art. 112 – Valutazione delle prestazioni

Al termine di ogni intervento significativo è effettuata una valutazione del fornitore in relazione a:

• qualità dell’opera;
• rispetto dei tempi;
• rispetto dei costi;
• conformità contrattuale;
• gestione della sicurezza.

Controllo del patrimonio

Art. 113 – Monitoraggio dello stato di conservazione

L’Amministratore organizza verifiche periodiche sullo stato di conservazione delle parti comuni, predisponendo relazioni tecniche quando necessario.

Art. 114 – Relazione tecnica annuale

La Relazione Tecnica Annuale contiene almeno:

• stato del patrimonio;
• interventi eseguiti;
• interventi rinviati;
• criticità riscontrate;
• livello di rischio;
• proposte di intervento;
• aggiornamento del Piano delle Manutenzioni.

Allegato B – Registro del Patrimonio

Per ciascun bene comune il Registro riporta:

Principi del Sistema dei Controlli

Art. 115 – Finalità del sistema dei controlli

1. Il Sistema dei Controlli Interni è istituito per assicurare:
   a) la conformità dell’attività amministrativa alla legge e al presente Codice;
   b) la tutela del patrimonio comune;
   c) l’affidabilità delle informazioni amministrative, tecniche ed economico-finanziarie;
   d) la prevenzione degli errori, delle irregolarità e dei conflitti di interesse;
   e) il miglioramento continuo della gestione.
2. Il sistema dei controlli costituisce parte integrante della Governance del Condominio.

Art. 116 – Principi dei controlli

I controlli sono esercitati secondo i principi di:

• indipendenza;
• imparzialità;
• proporzionalità;
• tempestività;
• tracciabilità;
• documentazione;
• continuità;
• riservatezza.

Architettura del Sistema dei Controlli

Art. 117 – Livelli di controllo

Il Sistema dei Controlli si articola su quattro livelli:

1. Controllo operativo, svolto da chi esegue le attività.
2. Controllo gestionale, svolto dall’Amministratore.
3. Controllo indipendente, svolto dal Revisore o da professionisti incaricati.
4. Controllo strategico, esercitato dall’Assemblea mediante l’esame dei risultati della gestione.

Art. 118 – Oggetto dei controlli

I controlli riguardano almeno:

• gestione amministrativa;
• gestione economico-finanziaria;
• gestione tecnica;
• contratti;
• manutenzioni;
• sicurezza;
• documentazione;
• protezione dei dati personali;
• rispetto delle deliberazioni assembleari.

Programmazione dei controlli

Art. 119 – Piano annuale dei controlli

1. L’Amministratore predispone un Piano Annuale dei Controlli.
2. Il Piano individua:

• attività da verificare;
• frequenza dei controlli;
• responsabili;
• criteri di verifica;
• modalità di documentazione.

Art. 120 – Controlli ordinari

Sono controlli ordinari quelli programmati con cadenza periodica e finalizzati alla verifica del corretto svolgimento delle attività ricorrenti.

Art. 121 – Controlli straordinari

I controlli straordinari sono disposti quando emergano:

• anomalie;
• reclami rilevanti;
• eventi dannosi;
• sospetti di irregolarità;
• modifiche organizzative significative.

Audit Interno

Art. 122 – Definizione

L’audit interno è un’attività indipendente e documentata volta a valutare l’efficacia del Sistema di Governance.

Art. 123 – Piano degli audit

Il Piano degli Audit definisce:

• processi da verificare;
• obiettivi dell’audit;
• criteri di valutazione;
• auditor incaricati;
• calendario delle verifiche.

Art. 124 – Rapporto di audit

Al termine di ogni audit è redatto un rapporto contenente:

• obiettivi;
• attività svolte;
• evidenze raccolte;
• conformità riscontrate;
• non conformità;
• osservazioni;
• raccomandazioni;
• azioni correttive proposte.

Gestione delle non conformità

Art. 125 – Non conformità

È non conformità qualsiasi scostamento rispetto:

• alla legge;
• al regolamento condominiale;
• al presente Codice;
• alle procedure operative;
• alle deliberazioni assembleari.

Art. 126 – Registro delle non conformità

Il Registro delle Non Conformità riporta almeno:

• numero progressivo;
• data;
• descrizione;
• processo interessato;
• gravità;
• responsabile;
• azione correttiva;
• stato di chiusura.

Art. 127 – Azioni correttive

Per ogni non conformità devono essere definite:

1. causa;
2. interventi correttivi;
3. responsabile dell’attuazione;
4. termine di completamento;
5. verifica dell’efficacia.

Art. 128 – Azioni preventive

L’Amministratore promuove azioni preventive finalizzate a eliminare le cause potenziali di non conformità e a ridurre i rischi gestionali.

Compliance

Art. 129 – Sistema di compliance

Il Condominio adotta un sistema di compliance volto ad assicurare il rispetto:

• della normativa vigente;
• delle deliberazioni assembleari;
• del regolamento;
• del presente Codice;
• delle procedure operative.

Art. 130 – Verifiche di conformità

Le verifiche di conformità riguardano:

• adempimenti amministrativi;
• obblighi fiscali;
• obblighi tecnici;
• obblighi assicurativi;
• obblighi documentali;
• obblighi contrattuali.

Reporting

Art. 131 – Relazione sul sistema dei controlli

L’Amministratore presenta annualmente all’Assemblea una relazione contenente:

• controlli eseguiti;
• esiti delle verifiche;
• audit effettuati;
• principali non conformità;
• azioni correttive adottate;
• stato della compliance;
• proposte di miglioramento.

Art. 132 – Riesame del sistema dei controlli

L’Assemblea valuta annualmente l’adeguatezza del Sistema dei Controlli Interni e può deliberare interventi di aggiornamento del presente Codice.

ALLEGATO C – Matrice dei controlli

“Principi della manutenzione”

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