Principi della gestione amministrativa

Principi della gestione amministrativa

Art. 55 – Finalità

1. La gestione amministrativa assicura il funzionamento ordinato del Condominio mediante la pianificazione, l’organizzazione, il coordinamento e il controllo delle attività amministrative.
2. Essa è svolta secondo i principi di:
   a) legalità;
   b) imparzialità;
   c) buon andamento;
   d) trasparenza;
   e) economicità;
   f) responsabilità;
   g) tracciabilità.

Art. 56 – Ambiti della gestione amministrativa

La gestione amministrativa comprende:

• organizzazione degli uffici amministrativi;
• gestione documentale;
• gestione delle comunicazioni;
• gestione delle assemblee;
• gestione dei procedimenti;
• gestione dei contratti;
• gestione dell’anagrafe condominiale;
• gestione degli archivi.

Procedimento amministrativo condominiale

Art. 57 – Principi del procedimento

1. Ogni attività amministrativa è svolta mediante un procedimento definito.
2. Ogni procedimento deve essere:

• documentato;
• tracciabile;
• verificabile;
• concluso entro termini ragionevoli.

Art. 58 – Fasi del procedimento

Ogni procedimento comprende:

1. avvio;
2. istruttoria;
3. acquisizione della documentazione;
4. valutazione;
5. decisione;
6. comunicazione;
7. archiviazione.

Art. 59 – Responsabile del procedimento

1. Per ogni procedimento è individuato un responsabile.
2. Il responsabile:

• coordina le attività;
• acquisisce gli atti necessari;
• verifica la completezza della documentazione;
• propone il provvedimento finale;
• cura la conservazione degli atti.

Gestione documentale

Art. 60 – Sistema documentale

Il Condominio adotta un sistema documentale idoneo a garantire:

• autenticità;
• integrità;
• disponibilità;
• reperibilità;
• riservatezza.

Art. 61 – Classificazione

La documentazione è classificata almeno nelle seguenti categorie:

• documenti istituzionali;
• documenti contabili;
• documenti tecnici;
• documenti legali;
• documenti contrattuali;
• documenti assicurativi;
• documenti catastali;
• documenti fiscali.

Art. 62 – Fascicolo del Condominio

È istituito il Fascicolo del Condominio, contenente almeno:

• dati identificativi;
• regolamento;
• tabelle millesimali;
• verbali;
• bilanci;
• contratti;
• polizze;
• certificazioni;
• documentazione tecnica;
• contenzioso;
• autorizzazioni amministrative.

Art. 63 – Protocollo

1. Tutti i documenti in entrata e in uscita sono registrati nel protocollo amministrativo.
2. Ogni registrazione riporta:

• numero progressivo;
• data;
• mittente o destinatario;
• oggetto;
• classificazione;
• responsabile.

Anagrafe condominiale

Art. 64 – Registro dell’anagrafe

L’Amministratore cura il Registro dell’Anagrafe Condominiale contenente le informazioni previste dalla normativa vigente e gli ulteriori dati necessari alla corretta gestione del Condominio.

Art. 65 – Aggiornamento

1. I dati dell’anagrafe sono aggiornati tempestivamente.
2. Ogni variazione è registrata con indicazione della data e della fonte dell’informazione.

Comunicazioni

Art. 66 – Comunicazioni istituzionali

Le comunicazioni del Condominio devono essere:

• tempestive;
• complete;
• comprensibili;
• documentabili;
• conservate agli atti.

Art. 67 – Canali di comunicazione

Le comunicazioni possono avvenire mediante:

• posta ordinaria;
• raccomandata;
• posta elettronica;
• PEC;
• portale condominiale;
• altri strumenti previsti dalla legge.

Assemblee

Art. 68 – Programmazione delle assemblee

L’Amministratore predispone annualmente il calendario indicativo delle assemblee ordinarie e delle principali attività collegiali, salvo esigenze straordinarie.

Art. 69 – Ordine del giorno

Ogni convocazione deve contenere:

• data;
• ora;
• luogo;
• modalità di partecipazione;
• ordine del giorno dettagliato;
• documentazione allegata.

Art. 70 – Verbali

Il verbale assembleare deve riportare almeno:

• partecipanti;
• quote rappresentate;
• ordine del giorno;
• sintesi della discussione;
• deliberazioni;
• esito delle votazioni;
• eventuali dichiarazioni da allegare.

Trasparenza amministrativa

Art. 71 – Accesso alla documentazione

1. I condòmini hanno diritto di accedere alla documentazione nei limiti e secondo le modalità previste dalla legge e dal regolamento condominiale.
2. L’accesso deve contemperare:
   • il diritto all’informazione;
   • la tutela della riservatezza;
   • la protezione dei dati personali;
   • la corretta conservazione degli atti.

Art. 72 – Pubblicità delle decisioni

Le deliberazioni e gli atti di interesse generale sono comunicati ai condòmini con modalità idonee a garantirne la conoscibilità e la tracciabilità.

Controllo della gestione amministrativa

Art. 73 – Verifiche periodiche

L’Amministratore effettua verifiche periodiche sul corretto svolgimento dei procedimenti amministrativi e sull’aggiornamento della documentazione.

Art. 74 – Relazione amministrativa annuale

Al termine di ogni esercizio l’Amministratore predispone una relazione sul funzionamento della gestione amministrativa, evidenziando:

• attività svolte;
• procedimenti conclusi;
• criticità riscontrate;
• misure adottate;
• proposte di miglioramento.

Principi della gestione economico-finanziaria

Art. 75 – Finalità

1. La gestione economico-finanziaria è diretta ad assicurare l’equilibrio economico, la sostenibilità finanziaria e la corretta amministrazione delle risorse del Condominio.
2. Essa è improntata ai principi di:
   a) veridicità;
   b) correttezza;
   c) prudenza;
   d) competenza gestionale;
   e) trasparenza;
   f) tracciabilità;
   g) responsabilità.

Art. 76 – Obiettivi della gestione economica

La gestione economica persegue i seguenti obiettivi:

• equilibrio tra entrate e uscite;
• continuità della liquidità;
• corretta imputazione delle spese;
• tutela del patrimonio comune;
• sostenibilità degli investimenti;
• tempestiva riscossione dei contributi;
• prevenzione delle situazioni di insolvenza.

Programmazione economica

Art. 77 – Sistema di programmazione

La programmazione economica è composta da:

1. Piano Strategico;
2. Piano Annuale di Gestione;
3. Bilancio Preventivo;
4. Piano degli Investimenti;
5. Piano di Tesoreria;
6. Piano dei Fondi.

Art. 78 – Bilancio preventivo

Il Bilancio Preventivo:

• quantifica le risorse necessarie;
• individua le fonti di finanziamento;
• stima le spese ordinarie e straordinarie;
• assicura l’equilibrio economico della gestione.

Art. 79 – Piano di Tesoreria

1. Il Piano di Tesoreria programma i flussi finanziari dell’esercizio.
2. Esso contiene:

• previsioni di incasso;
• previsioni di pagamento;
• disponibilità liquide;
• fabbisogno finanziario;
• eventuali criticità di cassa.

Gestione delle entrate

Art. 80 – Entrate condominiali

Le entrate del Condominio comprendono:

• contributi ordinari;
• contributi straordinari;
• recuperi di spese;
• indennizzi assicurativi;
• interessi attivi;
• altri proventi consentiti dalla legge.

Art. 81 – Riscossione delle quote

1. L’Amministratore organizza la riscossione delle quote secondo criteri di regolarità, tempestività e tracciabilità.
2. Devono essere definite procedure per:

• emissione degli avvisi;
• monitoraggio degli incassi;
• gestione dei ritardi;
• recupero dei crediti.

Art. 82 – Morosità

1. La morosità è monitorata con cadenza periodica.
2. L’Amministratore adotta le iniziative previste dalla legge e dalle deliberazioni assembleari per il recupero dei crediti.
3. Il Registro della Morosità riporta almeno:

• debitore;
• importo;
• scadenza;
• stato delle azioni di recupero.

Gestione delle spese

Art. 83 – Principi

Le spese sono sostenute secondo criteri di:

• necessità;
• economicità;
• trasparenza;
• congruità;
• documentabilità.

Art. 84 – Impegni di spesa

Ogni impegno di spesa deve essere:

• autorizzato;
• motivato;
• documentato;
• registrato;
• imputato al corretto capitolo di bilancio.

Art. 85 – Pagamenti

Ogni pagamento è effettuato mediante strumenti che garantiscano:

• identificazione del beneficiario;
• tracciabilità;
• registrazione contabile;
• riconciliazione bancaria.

Fondi

Art. 86 – Fondo ordinario

È istituito un Fondo destinato alla copertura delle spese ordinarie dell’esercizio.

Art. 87 – Fondo straordinario

Per gli interventi straordinari è costituito un Fondo dedicato secondo quanto deliberato dall’Assemblea e previsto dalla normativa vigente.

Art. 88 – Fondo di riserva

L’Assemblea può deliberare la costituzione di un Fondo di Riserva destinato a far fronte a eventi imprevisti o esigenze urgenti.

Contabilità

Art. 89 – Sistema contabile

Il Condominio adotta un sistema contabile che garantisca:

• completezza;
• attendibilità;
• verificabilità;
• tempestività delle registrazioni;
• conservazione della documentazione.

Art. 90 – Registrazioni contabili

Ogni operazione economica è registrata indicando almeno:

• data;
• causale;
• documento giustificativo;
• importo;
• conto interessato;
• responsabile della registrazione.

Art. 91 – Riconciliazioni

Con periodicità almeno trimestrale l’Amministratore effettua la riconciliazione tra:

• registrazioni contabili;
• estratti conto bancari;
• disponibilità liquide;
• crediti;
• debiti.

Rendicontazione

Art. 92 – Rendiconto della gestione

Al termine dell’esercizio l’Amministratore predispone il rendiconto annuale, corredato da:

• situazione patrimoniale;
• situazione finanziaria;
• prospetto delle entrate e delle uscite;
• nota esplicativa;
• relazione sulla gestione.

Art. 93 – Indicatori economico-finanziari

Il Condominio monitora almeno i seguenti indicatori:

• tasso di riscossione delle quote;
• indice di morosità;
• tempi medi di pagamento ai fornitori;
• incidenza delle spese straordinarie;
• liquidità disponibile;
• utilizzo dei fondi;
• scostamento tra preventivo e consuntivo.

Art. 94 – Controlli economico-finanziari

La gestione economico-finanziaria è soggetta a controlli periodici finalizzati a verificare:

• regolarità delle registrazioni;
• conformità ai documenti giustificativi;
• corretta imputazione delle spese;
• rispetto del bilancio approvato;
• equilibrio finanziario della gestione.

Allegato A – Registro degli indicatori economico-finanziari

Il Codice prevede un Registro KPI Economico-Finanziari, aggiornato periodicamente dall’Amministratore, con almeno:

Principi della gestione patrimoniale

Art. 95 – Finalità

1. La gestione tecnica e patrimoniale è finalizzata alla conservazione, sicurezza, funzionalità e valorizzazione del patrimonio immobiliare comune.
2. Essa si ispira ai principi di:
   a) conservazione del bene;
   b) prevenzione del degrado;
   c) sicurezza delle persone;
   d) sostenibilità ambientale;
   e) efficienza energetica;
   f) programmazione degli interventi;
   g) controllo del ciclo di vita delle opere.

Art. 96 – Patrimonio comune

1. Il patrimonio comune comprende tutte le parti, gli impianti, le attrezzature e i beni destinati all’uso comune ai sensi della legge, del regolamento condominiale e dei titoli.
2. Ogni bene è identificato nell’Inventario Patrimoniale del Condominio.

Inventario patrimoniale

Art. 97 – Inventario dei beni

1. Il Condominio istituisce e mantiene aggiornato l’Inventario Patrimoniale.
2. Per ogni bene sono registrati almeno:

• codice identificativo;
• descrizione;
• ubicazione;
• anno di realizzazione o acquisizione;
• stato di conservazione;
• documentazione tecnica disponibile;
• piano manutentivo associato.

Art. 98 – Fascicolo tecnico dell’edificio

1. Il Fascicolo Tecnico raccoglie la documentazione relativa all’intero ciclo di vita dell’edificio.
2. Esso comprende, tra l’altro:

• elaborati progettuali;
• certificazioni;
• collaudi;
• libretti di impianto;
• verbali di verifica;
• relazioni tecniche;
• autorizzazioni;
• documentazione fotografica;
• storico degli interventi.

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