Principi del Sistema Documentale

Principi del Sistema Documentale

Art. 148 – Istituzione del Sistema Documentale

1. Il Condominio adotta un Sistema Documentale Unitario finalizzato a garantire la corretta formazione, classificazione, gestione, conservazione e reperibilità di tutti i documenti della Governance.
2. Il Sistema Documentale costituisce patrimonio informativo del Condominio.

Art. 149 – Obiettivi

Il Sistema Documentale assicura:

1. a) certezza delle informazioni;
2. b) univocità della documentazione;
3. c) tracciabilità delle decisioni;
4. d) conservazione della memoria organizzativa;
5. e) supporto ai processi decisionali;
6. f) continuità amministrativa.

Art. 150 – Principi

La gestione documentale è improntata ai principi di:

• autenticità;
• integrità;
• affidabilità;
• reperibilità;
• riservatezza;
• aggiornamento continuo;
• conservazione.

Classificazione documentale

Art. 151 – Piano di classificazione

1. Tutti i documenti sono classificati secondo un Piano di Classificazione approvato dall’Amministratore.
2. La classificazione è uniforme per l’intero sistema documentale.

Art. 152 – Macroclassi documentali

La documentazione è suddivisa almeno nelle seguenti macroclassi:

1. Governance;
2. Assemblea;

III. Amministrazione;

1. Contabilità;
2. Contratti;
3. Patrimonio;

VII. Manutenzioni;

VIII. Sicurezza;

1. Contenzioso;
2. Assicurazioni;
3. Privacy;

XII. Personale e collaboratori.

Art. 153 – Fascicoli

Ogni procedimento amministrativo genera uno o più fascicoli documentali contenenti tutti gli atti relativi allo stesso procedimento.

Codifica documentale

Art. 154 – Sistema di codifica

Ogni documento è identificato mediante un codice univoco composto almeno da:

• area funzionale;
• tipologia documentale;
• anno;
• numero progressivo;
• indice di revisione.

Art. 155 – Versioni dei documenti

Ogni documento riporta:

• numero di revisione;
• data di emissione;
• data di aggiornamento;
• responsabile dell’approvazione;
• stato del documento.

Art. 156 – Stato dei documenti

I documenti possono assumere i seguenti stati:

• Bozza;
• In verifica;
• Approvato;
• Pubblicato;
• Revisionato;
• Archiviato;
• Annullato.

Gestione dei documenti

Art. 157 – Emissione

Ogni documento è emesso secondo una procedura che garantisce:

• completezza;
• correttezza;
• identificabilità dell’autore;
• approvazione preventiva.

Art. 158 – Approvazione

L’approvazione compete al soggetto individuato dal presente Codice o dalle procedure organizzative.

Art. 159 – Distribuzione

Il Sistema assicura che ogni destinatario disponga esclusivamente della versione vigente del documento.

Art. 160 – Revisione

La revisione dei documenti avviene:

• periodicamente;
• in seguito a modifiche normative;
• dopo modifiche organizzative;
• a seguito di audit;
• in presenza di non conformità.

Conservazione documentale

Art. 161 – Conservazione

I documenti sono conservati secondo modalità idonee a garantirne:

• leggibilità;
• integrità;
• reperibilità;
• protezione;
• disponibilità nel tempo.

Art. 162 – Archivio corrente

L’Archivio Corrente contiene la documentazione relativa ai procedimenti in corso.

Art. 163 – Archivio storico

L’Archivio Storico raccoglie la documentazione relativa ai procedimenti conclusi, nel rispetto dei termini di conservazione previsti dalla normativa vigente.

Art. 164 – Scarto documentale

Lo scarto dei documenti è effettuato esclusivamente dopo la verifica dei termini di conservazione e secondo procedure formalizzate.

Digitalizzazione

Art. 165 – Sistema informatico documentale

Il Condominio promuove l’utilizzo di sistemi informatici idonei a garantire la gestione digitale della documentazione.

Art. 166 – Documenti informatici

I documenti informatici hanno la medesima rilevanza organizzativa dei documenti analogici quando formati e conservati secondo la normativa vigente.

Art. 167 – Backup e sicurezza

Il Sistema Documentale prevede:

• copie di sicurezza periodiche;
• controllo degli accessi;
• registrazione delle modifiche;
• misure di protezione dei dati;
• procedure di ripristino.

Controllo documentale

Art. 168 – Audit documentale

Con periodicità almeno annuale è effettuata una verifica sulla completezza e sull’aggiornamento del Sistema Documentale.

Art. 169 – Indicatori documentali

Sono monitorati almeno i seguenti indicatori:

• documenti aggiornati;
• documenti scaduti;
• revisioni effettuate;
• tempi medi di aggiornamento;
• documenti privi di approvazione;
• completezza degli archivi.

Art. 170 – Relazione annuale

L’Amministratore presenta annualmente una relazione sullo stato del Sistema Documentale, evidenziando:

• livello di aggiornamento;
• criticità riscontrate;
• interventi eseguiti;
• proposte di miglioramento.

ALLEGATO E – Piano di Classificazione Documentale

Disposizioni generali

Art. 171 – Istituzione del Sistema dei Registri

1. Il Condominio adotta un Sistema dei Registri finalizzato a garantire la completezza, la tracciabilità e la conservazione delle informazioni rilevanti ai fini della governance.
2. I Registri costituiscono documenti ufficiali della gestione e sono parte integrante del Sistema Documentale.
3. Ogni Registro è tenuto in formato cartaceo, digitale o misto, purché siano garantite autenticità, integrità, reperibilità e conservazione.

Art. 172 – Finalità

I Registri assicurano:

1. a) la continuità amministrativa;
2. b) la trasparenza della gestione;
3. c) la verificabilità delle attività;
4. d) la responsabilizzazione dei soggetti coinvolti;
5. e) il supporto alle decisioni dell’Assemblea e dell’Amministratore.

Art. 173 – Principi di tenuta

Ogni Registro deve essere:

• univoco;
• aggiornato;
• cronologico;
• verificabile;
• sottoposto a controlli periodici;
• conservato secondo le disposizioni del presente Codice.

Registri istituzionali

Art. 174 – Registro degli Organi

Sono annotati:

• composizione degli organi;
• nomine;
• cessazioni;
• deleghe;
• sostituzioni;
• durata degli incarichi.

Art. 175 – Registro delle Deliberazioni

Per ogni deliberazione sono riportati almeno:

• numero progressivo;
• data;
• organo deliberante;
• oggetto;
• esito della votazione;
• maggioranze conseguite;
• stato di esecuzione.

Art. 176 – Registro delle Decisioni dell’Amministratore

Sono annotate le decisioni assunte nell’esercizio delle attribuzioni gestionali, con indicazione di:

• motivazione;
• riferimento normativo;
• effetti amministrativi;
• documenti collegati.

Registri amministrativi

Art. 177 – Registro dei Procedimenti

Ogni procedimento amministrativo è registrato indicando:

• numero identificativo;
• oggetto;
• responsabile;
• data di avvio;
• fasi principali;
• data di conclusione;
• esito.

Art. 178 – Registro delle Comunicazioni

Sono annotate le comunicazioni ufficiali in entrata e in uscita, con riferimento a:

• mittente o destinatario;
• oggetto;
• modalità di trasmissione;
• data;
• protocollo.

Art. 179 – Registro degli Accessi Documentali

Ogni richiesta di accesso alla documentazione è registrata con indicazione di:

• richiedente;
• documenti richiesti;
• data della richiesta;
• esito;
• data di evasione.

Registri economico-finanziari

Art. 180 – Registro della Programmazione Economica

Contiene:

• bilanci preventivi;
• piani finanziari;
• variazioni di bilancio;
• cronologia delle approvazioni.

Art. 181 – Registro dei Fondi

Per ciascun fondo sono annotati:

• istituzione;
• finalità;
• movimentazioni;
• disponibilità residue.

Art. 182 – Registro della Morosità

Il Registro riporta:

• posizione del debitore;
• importi dovuti;
• scadenze;
• solleciti;
• azioni intraprese;
• stato del recupero.

Registri tecnici

Art. 183 – Registro del Patrimonio

Sono censiti:

• beni comuni;
• impianti;
• attrezzature;
• pertinenze;
• stato di conservazione;
• valore documentale.

Art. 184 – Registro delle Manutenzioni

Per ogni intervento sono riportati:

• bene interessato;
• tipo di manutenzione;
• impresa incaricata;
• costo;
• data di esecuzione;
• verifica finale.

Art. 185 – Registro delle Verifiche Tecniche

Sono registrati:

• collaudi;
• ispezioni;
• verifiche periodiche;
• certificazioni;
• prescrizioni;
• scadenze successive.

Registri di controllo

Art. 186 – Registro dei Rischi

È aggiornato in conformità al Libro VIII e contiene la classificazione, la valutazione e il monitoraggio dei rischi.

Art. 187 – Registro delle Non Conformità

Sono registrate tutte le non conformità rilevate, con indicazione delle azioni correttive e dello stato di attuazione.

Art. 188 – Registro degli Audit

Contiene:

• programma degli audit;
• rapporti;
• raccomandazioni;
• verifiche di efficacia;
• stato di chiusura.

Registri della conformità

Art. 189 – Registro degli Obblighi Normativi

Sono censiti gli obblighi derivanti da:

• legge;
• regolamenti;
• deliberazioni assembleari;
• contratti;
• prescrizioni tecniche.

Art. 190 – Registro delle Scadenze

Il Registro raccoglie tutte le scadenze amministrative, fiscali, tecniche, assicurative e manutentive, indicando:

• adempimento;
• responsabile;
• termine;
• stato di esecuzione.

Art. 191 – Registro delle Coperture Assicurative

Per ogni polizza sono annotati:

• compagnia;
• numero di polizza;
• rischi coperti;
• massimali;
• franchigie;
• decorrenza;
• scadenza;
• sinistri collegati.

Riesame del Sistema dei Registri

Art. 192 – Verifica periodica

L’Amministratore verifica almeno annualmente:

• completezza dei Registri;
• aggiornamento delle informazioni;
• coerenza con il Sistema Documentale;
• corretta conservazione;
• rispetto delle procedure di tenuta.

Art. 193 – Indicatori di efficacia

Sono monitorati almeno:

• percentuale di registri aggiornati;
• registrazioni effettuate nei termini;
• registrazioni incomplete;
• anomalie riscontrate;
• tempi medi di aggiornamento;
• esiti delle verifiche periodiche.

Art. 194 – Relazione sul Sistema dei Registri

La Relazione Annuale sulla Governance contiene una sezione dedicata allo stato del Sistema dei Registri, con l’indicazione delle eventuali criticità e delle misure di miglioramento.

ALLEGATO F – Catalogo dei Registri Obbligatori

“Principi del Sistema Documentale”

© 2026 Giovanni Marocco. Tutti i diritti riservati.