Gestione dei processi nel Condominio

PRINCIPI DELLA GESTIONE PER PROCESSI

Art. 25 – Modello di gestione per processi

1. Il Condominio adotta un modello di gestione fondato sull’individuazione, descrizione, controllo e miglioramento dei processi organizzativi.
2. Ogni attività è ricondotta a un processo identificato, documentato e assegnato a un responsabile.
3. La gestione per processi garantisce:
   a) chiarezza delle responsabilità;
   b) continuità operativa;
   c) controllo delle attività;
   d) misurabilità delle prestazioni;
   e) miglioramento continuo.

Art. 26 – Definizione di processo

1. Per processo si intende l’insieme coordinato di attività correlate che trasformano risorse, informazioni o decisioni in risultati misurabili.
2. Ogni processo è descritto mediante:

• finalità;
• responsabile;
• attività;
• input;
• output;
• documenti utilizzati;
• controlli;
• indicatori di performance.

Art. 27 – Classificazione dei processi

Il Sistema di Governance distingue:

1. a) processi strategici;
2. b) processi direzionali;
3. c) processi gestionali;
4. d) processi operativi;
5. e) processi di controllo;
6. f) processi di supporto.

PROCESSI STRATEGICI

Art. 28 – Finalità

I processi strategici definiscono gli indirizzi generali del Condominio e orientano le decisioni di medio e lungo periodo.

Art. 29 – Elenco dei processi strategici

Sono processi strategici:

1. definizione degli obiettivi del Condominio;
2. pianificazione pluriennale;
3. programmazione economica;
4. politica manutentiva;
5. politica energetica;
6. gestione del patrimonio;
7. gestione dei rischi;
8. politiche di sostenibilità.

PROCESSI DIREZIONALI

Art. 30 – Finalità

I processi direzionali assicurano il coordinamento delle attività istituzionali e amministrative.

Art. 31 – Processi direzionali

Rientrano tra i processi direzionali:

• convocazione dell’Assemblea;
• predisposizione dell’ordine del giorno;
• gestione delle deliberazioni;
• assegnazione degli incarichi;
• monitoraggio dei programmi;
• riesame della gestione.

PROCESSI GESTIONALI

Art. 32 – Gestione amministrativa

Comprende:

• gestione dell’anagrafe condominiale;
• gestione documentale;
• protocollo;
• comunicazioni;
• fascicoli;
• verbali;
• archivio.

Art. 33 – Gestione economica

Comprende:

• preventivo;
• rendiconto;
• tesoreria;
• riscossione quote;
• pagamenti;
• fondi;
• controllo di gestione.

Art. 34 – Gestione tecnica

Comprende:

• manutenzione ordinaria;
• manutenzione straordinaria;
• impianti;
• sicurezza;
• verifiche;
• pronto intervento;
• efficientamento energetico.

Art. 35 – Gestione contrattuale

Comprende:

• selezione dei fornitori;
• affidamento dei servizi;
• stipula dei contratti;
• monitoraggio dell’esecuzione;
• verifica delle prestazioni;
• rinnovi e cessazioni.

PROCESSI DI CONTROLLO

Art. 36 – Finalità

I processi di controllo verificano la conformità della gestione rispetto alla normativa, alle deliberazioni assembleari e agli obiettivi programmati.

Art. 37 – Attività di controllo

Le attività comprendono:

• verifiche amministrative;
• verifiche contabili;
• verifiche tecniche;
• monitoraggio dei contratti;
• audit interni;
• gestione delle non conformità.

PROCESSI DI SUPPORTO

Art. 38 – Servizi di supporto

Costituiscono processi di supporto:

• consulenza legale;
• consulenza fiscale;
• consulenza tecnica;
• servizi informatici;
• assicurazioni;
• formazione;
• comunicazione istituzionale.

RESPONSABILI DI PROCESSO

Art. 39 – Process Owner

1. Ogni processo è affidato a un Responsabile di Processo (Process Owner).
2. Il Responsabile:

• pianifica il processo;
• coordina le attività;
• verifica i risultati;
• propone azioni di miglioramento;
• redige il rapporto annuale sul processo.

Art. 40 – Scheda di processo

Per ogni processo è predisposta una Scheda di Processo, contenente almeno:

• codice identificativo;
• denominazione;
• finalità;
• base normativa;
• responsabile;
• input;
• output;
• attività;
• documenti correlati;
• rischi;
• controlli;
• indicatori (KPI);
• frequenza di monitoraggio.

Catalogo dei Processi

Art. 41 – Registro dei processi

Il Condominio istituisce il Registro dei Processi, che contiene l’elenco aggiornato di tutti i processi di governance.

Il Registro riporta per ciascun processo:

• codice;
• denominazione;
• responsabile;
• documenti collegati;
• livello di rischio;
• stato di aggiornamento;
• ultima revisione.

Principi del ciclo di governance

Art. 42 – Ciclo della Governance

1. Il Condominio adotta un ciclo permanente di pianificazione, esecuzione, controllo e miglioramento quale metodo ordinario di amministrazione.
2. Il ciclo della governance si articola nelle seguenti fasi:
   a) analisi del contesto;
   b) definizione degli obiettivi;
   c) pianificazione;
   d) programmazione economica;
   e) esecuzione delle attività;
   f) monitoraggio;
   g) rendicontazione;
   h) riesame;
   i) miglioramento continuo.

Art. 43 – Analisi del contesto

1. L’Amministratore predispone annualmente un’analisi del contesto condominiale quale base della pianificazione.
2. L’analisi comprende almeno:
   • stato di conservazione dell’edificio;
   • situazione economico-finanziaria;
   • stato degli impianti;
   • adempimenti normativi;
   • contratti in essere;
   • contenziosi;
   • rischi significativi;
   • esigenze espresse dai condòmini.

Pianificazione Strategica

Art. 44 – Piano Strategico Condominiale

1. Il Piano Strategico è il documento che definisce gli obiettivi di medio e lungo periodo del Condominio.
2. Il Piano ha durata ordinaria di cinque anni ed è aggiornato quando intervengono modifiche rilevanti del patrimonio, della normativa o delle condizioni economiche.
3. Il Piano individua:
   • priorità strategiche;
   • programmi di valorizzazione;
   • politiche manutentive;
   • interventi di efficientamento energetico;
   • strategie di sostenibilità;
   • obiettivi economici.

Art. 45 – Contenuti del Piano Strategico

Il Piano Strategico comprende almeno:

1. a) analisi del patrimonio immobiliare;
2. b) valutazione tecnica degli edifici;
3. c) analisi economica;
4. d) piano degli investimenti;
5. e) piano delle manutenzioni;
6. f) analisi dei rischi;
7. g) indicatori di risultato;
8. h) cronoprogramma pluriennale.

Programmazione Annuale

Art. 46 – Piano Annuale di Gestione

1. Il Piano Annuale di Gestione traduce gli obiettivi strategici in attività operative da svolgere nell’esercizio.
2. Il Piano costituisce il principale documento di programmazione dell’attività amministrativa.

Art. 47 – Contenuti del Piano Annuale

Il Piano Annuale comprende:

• obiettivi operativi;
• attività programmate;
• manutenzioni ordinarie;
• manutenzioni straordinarie;
• servizi;
• incarichi professionali;
• contratti;
• cronoprogramma;
• risorse necessarie;
• indicatori di monitoraggio.

Programmazione Economica

Art. 48 – Bilancio Preventivo

1. Il Bilancio Preventivo costituisce il documento economico-finanziario di riferimento per l’attuazione del Piano Annuale.
2. Esso evidenzia:
   • entrate previste;
   • spese ordinarie;
   • spese straordinarie;
   • fondi disponibili;
   • fabbisogni finanziari;
   • equilibrio economico.

Art. 49 – Piano degli Investimenti

1. Gli interventi straordinari sono programmati mediante un Piano degli Investimenti.
2. Il Piano specifica:
   • interventi previsti;
   • priorità;
   • costi stimati;
   • modalità di finanziamento;
   • tempi di esecuzione;
   • responsabili del procedimento.

Monitoraggio

Art. 50 – Monitoraggio periodico

1. L’Amministratore verifica periodicamente l’attuazione dei programmi approvati.
2. Il monitoraggio riguarda:
   • stato di avanzamento delle attività;
   • andamento della spesa;
   • rispetto dei tempi;
   • qualità dei servizi;
   • criticità emerse.
3. Gli esiti del monitoraggio sono riportati in appositi report.

Art. 51 – Indicatori di Performance (KPI)

Il Condominio adotta indicatori per valutare almeno:

• equilibrio economico;
• riscossione delle quote;
• tempi medi di pagamento;
• tempi di intervento manutentivo;
• numero di guasti;
• consumo energetico;
• contenziosi aperti;
• reclami ricevuti;
• livello di attuazione dei programmi.

Rendicontazione

Art. 52 – Relazione Annuale sulla Governance

1. In occasione della presentazione del rendiconto, l’Amministratore redige una Relazione Annuale sulla Governance.
2. La relazione contiene:
   • stato di attuazione del Piano Annuale;
   • risultati conseguiti;
   • analisi degli indicatori;
   • principali criticità;
   • rischi emersi;
   • azioni correttive proposte.

Riesame e Miglioramento

Art. 53 – Riesame della Governance

1. L’Assemblea esamina annualmente i risultati della gestione e valuta l’efficacia del sistema di governance.
2. Il riesame considera:
   • raggiungimento degli obiettivi;
   • adeguatezza dell’organizzazione;
   • efficacia dei controlli;
   • sostenibilità economica;
   • necessità di aggiornare il presente Codice.

Art. 54 – Miglioramento continuo

1. Il Condominio promuove il miglioramento continuo mediante:
   • aggiornamento delle procedure;
   • formazione;
   • innovazione tecnologica;
   • digitalizzazione dei processi;
   • analisi delle non conformità;
   • verifica periodica dei risultati.
2. Ogni proposta di miglioramento è valutata in relazione ai benefici attesi, ai costi di attuazione e alla coerenza con gli obiettivi strategici.

“Gestione dei processi nel Condominio”

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