MODELLO M-ASM-001
Convocazione Assembleare
Il modello standard comprende:
- intestazione del Condominio;
- dati identificativi dell’Assemblea;
- Ordine del Giorno;
- documentazione allegata;
- istruzioni per la partecipazione;
- modalità di conferimento delle deleghe;
- firma dell’Amministratore;
- numero di protocollo.
POS-ASM-002 – GESTIONE DELL’ASSEMBLEA CONDOMINIALE
Disposizioni generali
Art. 233 – Scopo
La presente Procedura Operativa disciplina l’organizzazione, lo svolgimento e la conclusione dell’Assemblea Condominiale, garantendo regolarità, trasparenza, partecipazione e corretta formazione della volontà assembleare.
Art. 234 – Campo di applicazione
La procedura si applica:
- alle Assemblee ordinarie;
- alle Assemblee straordinarie;
- alle Assemblee in presenza;
- alle Assemblee telematiche;
- alle Assemblee in modalità mista.
Art. 235 – Principi
Lo svolgimento dell’Assemblea è ispirato ai principi di:
- legalità;
- imparzialità;
- partecipazione;
- correttezza;
- trasparenza;
- verbalizzazione integrale delle decisioni;
- tracciabilità delle votazioni.
Costituzione dell’Assemblea
Art. 236 – Accreditamento dei partecipanti
Prima dell’apertura della seduta sono effettuate le operazioni di accreditamento, comprendenti:
- identificazione dei partecipanti;
- verifica della titolarità del diritto di intervento;
- controllo delle deleghe;
- registrazione delle presenze;
- determinazione dei millesimi rappresentati.
Art. 237 – Verifica del quorum costitutivo
- Il Presidente, con il supporto dell’Amministratore, verifica la sussistenza del quorum costitutivo previsto dalla legge.
- L’esito della verifica è riportato nel verbale.
Art. 238 – Nomina del Presidente e del Segretario
- L’Assemblea provvede, ove necessario, alla nomina del Presidente e del Segretario.
- Le relative deliberazioni sono immediatamente verbalizzate.
Svolgimento della seduta
Art. 239 – Apertura dei lavori
Il Presidente:
- dichiara aperta la seduta;
- comunica il numero dei presenti;
- verifica il quorum deliberativo;
- illustra l’Ordine del Giorno.
Art. 240 – Discussione degli argomenti
La trattazione degli argomenti avviene secondo l’Ordine del Giorno.
Per ciascun punto sono registrati:
- relazione introduttiva;
- interventi;
- richieste di chiarimento;
- eventuali documenti acquisiti;
- proposte formulate.
Art. 241 – Regole di intervento
Il Presidente assicura:
- pari diritto di parola;
- ordine nella discussione;
- pertinenza degli interventi;
- rispetto dei tempi stabiliti;
- corretto andamento della seduta.
Deliberazioni
Art. 242 – Formulazione delle proposte
Ogni proposta sottoposta a votazione deve essere:
- chiara;
- completa;
- coerente con l’Ordine del Giorno;
- verbalizzata integralmente.
Art. 243 – Votazioni
Le votazioni riportano almeno:
- favorevoli;
- contrari;
- astenuti;
- millesimi rappresentati;
- maggioranze conseguite.
Art. 244 – Esito delle deliberazioni
Per ogni deliberazione il verbale indica:
- approvata;
- respinta;
- rinviata;
- ritirata.
Verbale assembleare
Art. 245 – Redazione del verbale
Il verbale è redatto contestualmente allo svolgimento della seduta o immediatamente dopo la sua conclusione.
Art. 246 – Contenuto minimo
Il verbale contiene almeno:
- data;
- luogo;
- modalità di svolgimento;
- elenco dei partecipanti;
- quote millesimali;
- Presidente;
- Segretario;
- Ordine del Giorno;
- sintesi della discussione;
- deliberazioni;
- esito delle votazioni;
- eventuali allegati.
Art. 247 – Allegati
Costituiscono allegati del verbale:
- foglio presenze;
- deleghe;
- relazioni tecniche;
- preventivi;
- documentazione economica;
- presentazioni;
- dichiarazioni consegnate.
Chiusura della seduta
Art. 248 – Chiusura
Il Presidente dichiara chiusa la seduta indicando l’orario di conclusione.
Art. 249 – Comunicazione delle deliberazioni
Le deliberazioni sono comunicate ai condòmini secondo le modalità previste dalla legge e dal regolamento condominiale.
Art. 250 – Archiviazione del fascicolo assembleare
Il Fascicolo Assembleare comprende:
- convocazione;
- documentazione istruttoria;
- foglio presenze;
- deleghe;
- verbale;
- allegati;
- comunicazioni successive.
Controllo della procedura
Art. 251 – Indicatori di prestazione
Sono monitorati almeno:
- assemblee svolte nei termini;
- durata media delle sedute;
- numero medio di partecipanti;
- percentuale di deleghe;
- deliberazioni impugnate;
- deliberazioni eseguite entro i termini;
- contestazioni procedurali.
Art. 252 – Riesame
La presente Procedura è riesaminata:
- annualmente;
- dopo modifiche normative;
- a seguito di contenzioso;
- dopo audit;
- in presenza di criticità organizzative.
ALLEGATO I – Checklist di gestione dell’Assemblea (CL-ASM-002)
Prima dell’apertura
☐ Verifica presenze
☐ Controllo deleghe
☐ Calcolo millesimi
☐ Verifica quorum
☐ Nomina Presidente
☐ Nomina Segretario
Durante la seduta
☐ Discussione ordinata dei punti all’Ordine del Giorno
☐ Registrazione degli interventi rilevanti
☐ Votazioni regolarmente effettuate
☐ Verifica delle maggioranze
Al termine
☐ Verbale completato
☐ Allegati acquisiti
☐ Firma del Presidente
☐ Firma del Segretario
☐ Fascicolo assembleare costituito
☐ Comunicazione delle deliberazioni pianificata
MODELLO M-ASM-002 – Verbale Assembleare
Il modello standard comprende:
- dati identificativi del Condominio;
- estremi della convocazione;
- elenco dei partecipanti e dei delegati;
- verifica dei quorum;
- nomina del Presidente e del Segretario;
- trattazione dei punti all’Ordine del Giorno;
- testo delle deliberazioni;
- risultati delle votazioni;
- firme;
- elenco degli allegati.
Art. 253 – Scopo
La presente Procedura Operativa disciplina le modalità di registrazione, attuazione, monitoraggio e chiusura delle deliberazioni assembleari, assicurandone la completa esecuzione e la tracciabilità.
Art. 254 – Campo di applicazione
La procedura si applica a tutte le deliberazioni adottate dall’Assemblea, indipendentemente dalla loro natura:
- amministrativa;
- economico-finanziaria;
- tecnica;
- contrattuale;
- organizzativa;
- patrimoniale.
Art. 255 – Principi
L’attuazione delle deliberazioni si ispira ai principi di:
- efficacia;
- tempestività;
- trasparenza;
- responsabilità;
- verificabilità;
- rendicontazione.
Registrazione della deliberazione
Art. 256 – Iscrizione nel Registro delle Deliberazioni
Ogni deliberazione è iscritta nel Registro delle Deliberazioni entro cinque giorni dalla sottoscrizione del verbale.
Art. 257 – Contenuto della registrazione
Per ciascuna deliberazione sono riportati almeno:
- numero identificativo;
- data;
- Assemblea di riferimento;
- oggetto;
- responsabile dell’attuazione;
- termine previsto;
- stato di avanzamento;
- data di chiusura.
Art. 258 – Classificazione
Le deliberazioni sono classificate in funzione della materia trattata, della priorità e dell’impatto organizzativo, economico e tecnico.
Pianificazione dell’attuazione
Art. 259 – Piano di esecuzione
Per le deliberazioni che comportano attività complesse è predisposto un Piano di Esecuzione contenente:
- attività da svolgere;
- responsabili;
- risorse necessarie;
- cronoprogramma;
- indicatori di avanzamento.
Art. 260 – Assegnazione delle responsabilità
L’Amministratore individua i soggetti incaricati dell’attuazione delle deliberazioni, definendone compiti, responsabilità e termini di esecuzione.
Art. 261 – Comunicazione interna
Le deliberazioni sono comunicate ai soggetti incaricati della loro esecuzione, con trasmissione della documentazione necessaria.
Attuazione
Art. 262 – Avvio delle attività
L’attuazione della deliberazione ha inizio nei termini stabiliti dall’Assemblea o, in mancanza, entro un termine congruo compatibile con la natura dell’intervento.
Art. 263 – Monitoraggio
L’Amministratore verifica periodicamente:
- stato di avanzamento;
- rispetto del cronoprogramma;
- utilizzo delle risorse;
- eventuali criticità;
- necessità di azioni correttive.
Art. 264 – Variazioni
Ogni variazione significativa rispetto alla deliberazione o al Piano di Esecuzione è documentata e, ove necessario, sottoposta all’Assemblea per le determinazioni di competenza.
Chiusura della deliberazione
Art. 265 – Verifica finale
Al completamento delle attività è effettuata una verifica finale avente ad oggetto:
- conformità rispetto alla deliberazione;
- raggiungimento degli obiettivi;
- correttezza della documentazione;
- regolarità amministrativa e contabile.
Art. 266 – Chiusura
La deliberazione è dichiarata conclusa quando risultano completate tutte le attività previste e sono acquisiti gli atti di chiusura.
Art. 267 – Archiviazione
Il Fascicolo della Deliberazione contiene almeno:
- verbale assembleare;
- documentazione istruttoria;
- contratti eventualmente stipulati;
- stati di avanzamento;
- certificazioni;
- documentazione contabile;
- relazione conclusiva.
Rendicontazione
Art. 268 – Stato di attuazione
L’Amministratore aggiorna periodicamente il Registro delle Deliberazioni, indicando per ciascuna:
- da avviare;
- in corso;
- sospesa;
- completata;
- archiviata.
Art. 269 – Relazione all’Assemblea
In occasione dell’Assemblea ordinaria l’Amministratore presenta una relazione sullo stato di attuazione delle deliberazioni, evidenziando:
- attività concluse;
- attività in corso;
- ritardi;
- criticità;
- proposte di intervento.
Controllo della procedura
Art. 270 – Indicatori di prestazione
Sono monitorati almeno i seguenti indicatori:
- deliberazioni eseguite nei termini;
- deliberazioni in ritardo;
- tempo medio di attuazione;
- numero di proroghe;
- numero di deliberazioni sospese;
- percentuale di attività concluse.
Art. 271 – Audit
La procedura è soggetta a verifiche periodiche nell’ambito del Sistema dei Controlli Interni e degli Audit previsti dal presente Codice.
Art. 272 – Riesame
La procedura è riesaminata almeno annualmente o in occasione di modifiche normative, organizzative o a seguito di criticità rilevate.
ALLEGATO L – Checklist di attuazione delle deliberazioni (CL-ASM-003)
Fase di avvio
☐ Deliberazione registrata
☐ Responsabile individuato
☐ Piano di esecuzione predisposto
☐ Risorse disponibili
☐ Comunicazioni effettuate
Fase di monitoraggio
☐ Stato di avanzamento aggiornato
☐ Scadenze rispettate
☐ Criticità registrate
☐ Azioni correttive adottate
Fase di chiusura
☐ Attività completate
☐ Verifica finale effettuata
☐ Documentazione acquisita
☐ Registro aggiornato
☐ Fascicolo archiviato
MODELLO M-ASM-003 – Scheda di Monitoraggio della Deliberazione
La scheda comprende:
- Codice della deliberazione;
- Oggetto;
- Data di approvazione;
- Responsabile dell’attuazione;
- Cronoprogramma;
- Stato di avanzamento (%);
- Scadenze;
- Criticità;
- Azioni correttive;
- Data di conclusione;
- Esito finale.
POS-AMM-001 – PROTOCOLLO E GESTIONE DOCUMENTALE
Disposizioni generali
Art. 273 – Scopo
La presente Procedura Operativa disciplina la ricezione, la registrazione, la classificazione, l’assegnazione, la gestione e la conservazione della corrispondenza e dei documenti amministrativi del Condominio.
Art. 274 – Campo di applicazione
La procedura si applica a tutti i documenti:
- cartacei;
- informatici;
- ricevuti mediante PEC;
- ricevuti mediante posta elettronica ordinaria;
- notificati da pubbliche amministrazioni;
- trasmessi da professionisti, fornitori, condòmini e terzi.
Art. 275 – Principi
La gestione documentale garantisce:
- tracciabilità;
- tempestività;
- integrità;
- autenticità;
- reperibilità;
- riservatezza;
- continuità amministrativa.
Ricezione dei documenti
Art. 276 – Canali di ricezione
La documentazione può pervenire mediante:
- consegna diretta;
- servizio postale;
- raccomandata;
- posta elettronica;
- posta elettronica certificata;
- piattaforme telematiche abilitate.
Art. 277 – Verifica preliminare
All’atto della ricezione sono verificati:
- integrità del documento;
- leggibilità;
- completezza degli allegati;
- identificazione del mittente;
- data di ricezione.
Art. 278 – Documenti non conformi
Qualora un documento risulti incompleto, illeggibile o privo degli elementi essenziali, l’Amministratore richiede l’integrazione al mittente e ne dà evidenza nel sistema di protocollo.
Registrazione di protocollo
Art. 279 – Protocollo generale
Ogni documento soggetto a registrazione è iscritto nel Protocollo Generale con numero progressivo univoco.
Art. 280 – Contenuto della registrazione
La registrazione riporta almeno:
- numero di protocollo;
- data;
- mittente o destinatario;
- oggetto;
- classificazione;
- fascicolo di riferimento;
- responsabile del procedimento.
Art. 281 – Immutabilità delle registrazioni
Le registrazioni di protocollo non possono essere eliminate. Eventuali rettifiche sono effettuate mediante annotazione che consenta la ricostruzione delle modifiche apportate.
Classificazione e fascicolazione
Art. 282 – Classificazione
Ogni documento è classificato secondo il Piano di Classificazione previsto.
Art. 283 – Fascicolazione
I documenti relativi al medesimo procedimento sono raccolti nel medesimo fascicolo amministrativo.
Art. 284 – Fascicoli elettronici
Qualora sia adottato un sistema informatico documentale, il fascicolo può essere costituito in formato digitale, garantendo autenticità, integrità e reperibilità.
Assegnazione e gestione
Art. 285 – Assegnazione dei documenti
L’Amministratore assegna tempestivamente i documenti ai responsabili competenti per materia, indicando eventuali termini di trattazione.
Art. 286 – Monitoraggio dei procedimenti
Il sistema documentale consente il monitoraggio dello stato di avanzamento dei procedimenti mediante l’aggiornamento del fascicolo e del Registro dei Procedimenti.
Art. 287 – Documenti riservati
I documenti contenenti dati personali, informazioni sensibili o informazioni riservate sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
Conservazione e archiviazione
Art. 288 – Conservazione
I documenti sono conservati secondo i termini previsti dalla legge, dal presente Codice e dal Piano di Conservazione Documentale.
Art. 289 – Archiviazione
Al termine del procedimento il fascicolo è chiuso e trasferito nell’Archivio Corrente o nell’Archivio Storico, secondo la natura e lo stato degli atti.
Art. 290 – Scarto documentale
Lo scarto della documentazione può avvenire esclusivamente decorso il periodo minimo di conservazione previsto dalla normativa e previa verifica dell’assenza di contenziosi o procedimenti pendenti.
Controlli
Art. 291 – Verifiche periodiche
Con cadenza almeno semestrale è verificata:
- la completezza del protocollo;
- la corretta classificazione;
- la regolare fascicolazione;
- la chiusura dei procedimenti conclusi;
- la reperibilità della documentazione.
Art. 292 – Indicatori di prestazione
Sono monitorati almeno i seguenti indicatori:
- documenti protocollati entro il giorno lavorativo successivo alla ricezione;
- fascicoli completi;
- documenti classificati correttamente;
- tempi medi di assegnazione;
- tempi medi di chiusura dei procedimenti;
- anomalie documentali rilevate.
Art. 293 – Riesame della procedura
La presente Procedura è riesaminata almeno annualmente e ogniqualvolta intervengano modifiche normative, organizzative o tecnologiche che incidano sulla gestione documentale.
ALLEGATO M – Checklist Protocollo (CL-AMM-001)
Ricezione
☐ Documento integro
☐ Mittente identificato
☐ Allegati completi
☐ Data di ricezione verificata
Protocollo
☐ Numero assegnato
☐ Oggetto registrato
☐ Classificazione effettuata
☐ Fascicolo individuato
Gestione
☐ Responsabile assegnato
☐ Procedimento avviato
☐ Scadenze annotate
Archiviazione
☐ Fascicolo chiuso
☐ Conservazione verificata
☐ Archivio aggiornato
MODELLO M-AMM-001 – Scheda di Protocollo
La scheda contiene almeno:
- Numero di protocollo;
- Data e ora di registrazione;
- Mittente/Destinatario;
- Oggetto del documento;
- Classificazione;
- Fascicolo di riferimento;
- Responsabile del procedimento;
- Livello di riservatezza;
- Termine di trattazione;
- Esito del procedimento;
“Gestione assemblea condominiale”
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