Capitolato Tecnico incarico Amministratore

Capitolato Tecnico incarico Amministratore

 

 

CAPITOLATO TECNICO PER L’AFFIDAMENTO DELL’INCARICO DI AMMINISTRATORE CONDOMINIALE

PARTE I

DISPOSIZIONI GENERALI

Art. 1 – Premessa

Il presente Capitolato Tecnico disciplina le condizioni tecniche, organizzative, prestazionali ed economiche che regolano l’affidamento dell’incarico di Amministratore del Condominio.

Il Capitolato costituisce parte integrante e sostanziale della deliberazione assembleare di nomina e del successivo contratto di incarico e definisce gli standard minimi qualitativi che l’Amministratore è tenuto a garantire per tutta la durata del mandato.

L’obiettivo del presente documento è:

  • garantire trasparenza amministrativa;
  • assicurare uniformità nella gestione del patrimonio comune;
  • consentire la comparazione oggettiva delle offerte presentate dagli amministratori;
  • definire livelli minimi di qualità del servizio;
  • individuare criteri di controllo delle prestazioni rese;
  • tutelare gli interessi economici del Condominio e dei condomini.

Le prescrizioni contenute nel presente Capitolato rappresentano requisiti minimi inderogabili, salvo condizioni migliorative offerte dall’Amministratore ed approvate dall’Assemblea.

Art. 2 – Finalità dell’incarico

L’Amministratore assume l’incarico quale mandatario del Condominio con obbligo di svolgere le proprie funzioni con:

  • diligenza professionale;
  • imparzialità;
  • trasparenza;
  • economicità;
  • tempestività;
  • correttezza amministrativa;
  • tracciabilità delle operazioni;
  • responsabilità gestionale.

L’attività dovrà essere orientata alla conservazione del patrimonio immobiliare, alla corretta gestione economico-finanziaria, alla sicurezza delle parti comuni ed alla tutela degli interessi collettivi dei condomini.

Art. 3 – Riferimenti normativi

L’esecuzione dell’incarico dovrà avvenire nel rispetto della normativa vigente ed in particolare:

  • articoli 1117-1139 del Codice Civile;
  • articoli 61-72 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile;
  • Legge 11 dicembre 2012 n. 220 (Riforma del Condominio);
  • D.Lgs. 196/2003 e Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR);
  • normativa fiscale vigente;
  • normativa antiriciclaggio applicabile;
  • disposizioni in materia di sicurezza degli impianti;
  • normativa sulla prevenzione incendi;
  • normativa relativa agli impianti elevatori, termici ed elettrici;
  • regolamento condominiale;
  • Codice di Governance Condominiale;
  • deliberazioni assembleari.

Ogni modifica legislativa intervenuta nel corso dell’incarico si intenderà automaticamente recepita senza necessità di aggiornamento del presente Capitolato.

Art. 4 – Definizioni

Ai fini del presente Capitolato si intende per:

Condominio
L’ente di gestione delle parti comuni ai sensi del Codice Civile.

Assemblea
L’organo deliberativo dei condomini.

Amministratore
Il professionista incaricato della gestione del Condominio.

Prestazioni ordinarie
Le attività comprese nel compenso annuale.

Prestazioni straordinarie
Le attività non comprese nel compenso ordinario, remunerate separatamente.

SLA (Service Level Agreement)
I livelli minimi di servizio che l’Amministratore si impegna a rispettare.

KPI (Key Performance Indicator)
Gli indicatori utilizzati per la valutazione della qualità del servizio.

Art. 5 – Principi generali

L’Amministratore dovrà operare secondo i seguenti principi:

  • legalità;
  • trasparenza;
  • imparzialità;
  • economicità;
  • efficienza;
  • efficacia;
  • tracciabilità;
  • riservatezza;
  • continuità del servizio;
  • digitalizzazione dei processi.

Ogni decisione gestionale dovrà essere ispirata alla migliore tutela dell’interesse collettivo del Condominio, privilegiando il contenimento dei costi, la qualità delle prestazioni e la conservazione del patrimonio immobiliare.

Art. 6 – Requisiti professionali

L’Amministratore dovrà possedere e mantenere per tutta la durata dell’incarico:

  • requisiti previsti dall’art. 71-bis delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile;
  • partita IVA attiva;
  • polizza di responsabilità civile professionale adeguata al valore del patrimonio amministrato;
  • formazione professionale obbligatoria e aggiornamento periodico;
  • organizzazione idonea a garantire continuità operativa anche in caso di assenza temporanea;
  • disponibilità di sistemi informatici idonei alla gestione digitale del Condominio;
  • casella PEC e firma digitale;
  • conto corrente intestato esclusivamente al Condominio.

 

PARTE II

REQUISITI DELL’AMMINISTRATORE E PRESTAZIONI ORDINARIE

Art. 7 – Requisiti professionali e organizzativi

Per tutta la durata dell’incarico l’Amministratore dovrà mantenere i requisiti previsti dalla normativa vigente e garantire un’organizzazione professionale idonea ad assicurare la continuità del servizio.

In particolare dovrà:

  • possedere i requisiti di cui all’art. 71-bis delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile;
  • essere in regola con gli obblighi fiscali e previdenziali;
  • mantenere idonea copertura assicurativa per responsabilità civile professionale;
  • disporre di personale e strumenti organizzativi adeguati;
  • assicurare la continuità operativa anche in caso di ferie, malattia o impedimento.

L’eventuale perdita dei requisiti costituisce grave inadempimento contrattuale.

Art. 8 – Organizzazione del servizio

L’Amministratore dovrà garantire una struttura organizzativa che consenta la gestione continuativa del Condominio.

A tal fine dovrà assicurare almeno:

  • recapito telefonico dedicato;
  • indirizzo di posta elettronica ordinaria;
  • casella PEC;
  • portale web o area riservata;
  • ricevimento del pubblico su appuntamento;
  • reperibilità per le emergenze.

L’eventuale variazione dei recapiti dovrà essere comunicata entro cinque giorni lavorativi.

Art. 9 – Gestione amministrativa ordinaria

Sono comprese nel compenso ordinario tutte le attività necessarie alla gestione amministrativa del Condominio.

In particolare:

9.1 Contabilità

L’Amministratore dovrà:

  • tenere la contabilità secondo criteri di trasparenza;
  • registrare cronologicamente ogni operazione;
  • aggiornare costantemente il registro di contabilità;
  • predisporre il rendiconto annuale;
  • predisporre il preventivo di gestione;
  • predisporre il piano di riparto;
  • verificare la quadratura bancaria;
  • conservare tutta la documentazione contabile.

Ogni movimento dovrà essere riconducibile alla relativa documentazione giustificativa.

9.2 Gestione bancaria

L’Amministratore dovrà:

  • utilizzare esclusivamente il conto corrente intestato al Condominio;
  • effettuare tutti gli incassi mediante strumenti tracciabili;
  • effettuare i pagamenti mediante strumenti bancari;
  • evitare l’utilizzo di denaro contante salvo casi eccezionali consentiti dalla legge;
  • riconciliare periodicamente gli estratti conto.

9.3 Gestione degli incassi

Sono comprese:

  • emissione degli avvisi di pagamento;
  • predisposizione dei bollettini;
  • emissione di avvisi PagoPA qualora adottati;
  • monitoraggio delle scadenze;
  • registrazione dei versamenti;
  • invio dei solleciti ordinari.

L’Amministratore dovrà verificare mensilmente la posizione debitoria di ciascun condomino.

9.4 Gestione della morosità

L’attività ordinaria comprende:

  • monitoraggio delle morosità;
  • predisposizione dei solleciti;
  • comunicazione all’assemblea;
  • predisposizione della documentazione necessaria alle eventuali azioni giudiziarie.

L’avvio delle procedure giudiziali sarà effettuato nei termini di legge e previa deliberazione assembleare, salvo i casi in cui la normativa imponga l’attivazione diretta dell’Amministratore.

Art. 10 – Gestione economico-finanziaria

L’Amministratore dovrà garantire il costante equilibrio economico della gestione.

Sono comprese:

  • controllo dei flussi finanziari;
  • verifica della liquidità;
  • gestione dei fondi condominiali;
  • predisposizione di report finanziari;
  • monitoraggio delle morosità;
  • verifica della sostenibilità economica delle spese.

Ogni trimestre dovrà essere predisposto un report sintetico destinato al Consiglio di Condominio, ove costituito.

Art. 11 – Gestione fiscale

Nel compenso ordinario sono comprese tutte le attività fiscali ricorrenti.

Tra queste:

  • ritenute d’acconto;
  • certificazioni uniche;
  • modello 770;
  • F24;
  • adempimenti tributari;
  • conservazione della documentazione fiscale;
  • rapporti con Agenzia delle Entrate e consulenti incaricati.

Sono escluse esclusivamente le attività straordinarie derivanti da verifiche fiscali particolarmente complesse o contenziosi tributari.

Art. 12 – Gestione tecnica del patrimonio

L’Amministratore dovrà garantire la corretta conservazione del patrimonio immobiliare.

In particolare dovrà:

  • programmare la manutenzione ordinaria;
  • verificare gli impianti comuni;
  • richiedere preventivi comparativi;
  • coordinare le imprese;
  • controllare la qualità degli interventi;
  • verificare la regolare esecuzione dei lavori;
  • mantenere aggiornato il programma delle manutenzioni.

Ogni intervento dovrà essere documentato mediante verbale o rapporto di esecuzione.

Art. 13 – Gestione dei fornitori

L’Amministratore dovrà:

  • predisporre procedure trasparenti di selezione;
  • acquisire preventivi comparativi quando richiesto;
  • verificare DURC e requisiti;
  • verificare coperture assicurative;
  • controllare la corretta esecuzione dei lavori;
  • autorizzare i pagamenti solo dopo verifica delle prestazioni.

Per lavori di particolare rilevanza economica dovranno essere richiesti almeno tre preventivi, salvo motivate eccezioni.

Art. 14 – Gestione documentale

L’Amministratore dovrà garantire la conservazione della documentazione sia in formato cartaceo sia digitale.

Dovranno essere mantenuti costantemente aggiornati:

  • registro di anagrafe condominiale;
  • registro dei verbali;
  • registro di contabilità;
  • registro delle nomine e revoche;
  • contratti;
  • polizze assicurative;
  • certificazioni;
  • fascicolo tecnico del fabbricato, ove esistente;
  • archivio digitale.

L’archivio digitale dovrà essere organizzato in modo da consentire una rapida consultazione.

Art. 15 – Trasparenza amministrativa

L’Amministratore dovrà assicurare la massima trasparenza.

Ogni condomino dovrà poter consultare:

  • estratti conto;
  • situazione contabile aggiornata;
  • elenco fornitori;
  • fatture;
  • contratti;
  • stato dei fondi;
  • verbali assembleari;
  • regolamento condominiale;
  • documentazione tecnica.

La consultazione dovrà avvenire preferibilmente mediante area riservata accessibile ventiquattro ore su ventiquattro.

Art. 16 – Digitalizzazione dei servizi

L’Amministratore dovrà mettere a disposizione del Condominio una piattaforma digitale che consenta almeno:

  • consultazione della posizione contabile individuale;
  • download dei documenti;
  • consultazione dei verbali;
  • apertura di segnalazioni;
  • monitoraggio dello stato delle richieste;
  • archivio documentale;
  • comunicazioni tramite notifiche e posta elettronica.

La piattaforma dovrà rispettare la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e garantire adeguati standard di sicurezza informatica.

 PARTE III

ASSEMBLEE, COMUNICAZIONI, GESTIONE DELLE EMERGENZE, LIVELLI DI SERVIZIO (SLA) E CONTROLLO DELLE PRESTAZIONI

Art. 17 – Gestione delle Assemblee Condominiali

L’Amministratore dovrà assicurare la corretta organizzazione, convocazione, gestione e verbalizzazione delle Assemblee condominiali nel rispetto della normativa vigente, del Regolamento condominiale e del presente Capitolato.

L’attività comprende:

  • predisposizione dell’ordine del giorno;
  • raccolta delle richieste formulate dal Consiglio di Condominio, ove costituito;
  • predisposizione della documentazione illustrativa;
  • convocazione dell’Assemblea nei termini di legge;
  • verifica delle deleghe;
  • verifica del quorum costitutivo e deliberativo;
  • partecipazione all’Assemblea;
  • assistenza durante la discussione dei punti all’ordine del giorno;
  • redazione del verbale;
  • trasmissione del verbale ai condomini;
  • archiviazione digitale della documentazione assembleare.

L’Assemblea ordinaria annuale è compresa nel compenso ordinario.

Le Assemblee straordinarie dovranno essere indicate nell’offerta economica specificando:

  • se comprese nel compenso;
  • il numero massimo eventualmente incluso;
  • il costo unitario delle ulteriori Assemblee.

Art. 18 – Convocazione delle Assemblee

La convocazione dovrà contenere almeno:

  • luogo;
  • data;
  • orario di prima e seconda convocazione;
  • ordine del giorno dettagliato;
  • documentazione tecnica e contabile relativa agli argomenti da deliberare;
  • modalità di conferimento delle deleghe;
  • eventuali modalità di partecipazione da remoto.

La convocazione dovrà essere inviata mediante i canali previsti dalla normativa e dal Regolamento condominiale.

Art. 19 – Verbali Assembleari

Il verbale dovrà riportare almeno:

  • presenze;
  • deleghe;
  • millesimi rappresentati;
  • quorum;
  • discussione sintetica;
  • testo integrale delle deliberazioni;
  • risultati delle votazioni;
  • eventuali dichiarazioni richieste dai condomini.

Il verbale dovrà essere trasmesso entro 7 giorni lavorativi dalla data dell’Assemblea.

Art. 20 – Comunicazioni con i Condomini

L’Amministratore dovrà garantire un sistema stabile di comunicazione.

Dovranno essere disponibili almeno i seguenti canali:

  • PEC;
  • posta elettronica;
  • telefono;
  • area riservata;
  • ricevimento su appuntamento;
  • comunicazioni urgenti mediante SMS o notifiche push (ove disponibili).

Ogni comunicazione dovrà essere registrata nel sistema gestionale.

Art. 21 – Gestione delle richieste dei condomini

Ogni richiesta dovrà essere:

  • protocollata;
  • classificata;
  • assegnata;
  • monitorata;
  • chiusa con risposta motivata.

Le richieste saranno classificate come:

Livello A – Emergenza

Situazioni che comportano:

  • rischio per persone;
  • rischio di danni gravi;
  • interruzione di servizi essenziali.

Livello B – Urgenza

Situazioni che richiedono intervento rapido senza immediato pericolo.

Livello C – Ordinaria amministrazione

Richieste informative o amministrative.

Art. 22 – Gestione delle emergenze

L’Amministratore dovrà garantire reperibilità continuativa per tutte le emergenze riguardanti le parti comuni.

A titolo esemplificativo:

  • allagamenti;
  • incendio;
  • ascensori bloccati;
  • blackout;
  • guasti impianto idrico;
  • guasti impianto elettrico;
  • guasti impianto termico centralizzato;
  • infiltrazioni;
  • eventi atmosferici eccezionali.

L’Amministratore dovrà:

  • attivare immediatamente le imprese convenzionate;
  • informare il Presidente del Condominio (ove nominato);
  • informare tempestivamente i condomini interessati;
  • documentare tutte le attività svolte;
  • predisporre relazione finale.

Art. 23 – Gestione dei sinistri

In caso di sinistro l’Amministratore dovrà:

  • effettuare il sopralluogo;
  • raccogliere la documentazione;
  • denunciare il sinistro alla compagnia assicurativa;
  • seguire l’intero iter della pratica;
  • aggiornare periodicamente il Condominio sullo stato della procedura;
  • archiviare tutta la documentazione.

Art. 24 – Livelli di Servizio (SLA)

L’Amministratore dovrà rispettare almeno i seguenti livelli minimi.

Attività Tempo massimo
Presa in carico emergenza 30 minuti
Attivazione impresa 2 ore
Primo aggiornamento ai condomini 4 ore
Risposta PEC 2 giorni lavorativi
Risposta e-mail 3 giorni lavorativi
Aggiornamento posizione contabile 5 giorni lavorativi
Invio documentazione richiesta 5 giorni lavorativi
Pubblicazione verbale assemblea 7 giorni lavorativi
Aggiornamento area riservata 5 giorni lavorativi
Liquidazione fatture ordinarie 15 giorni lavorativi dalla verifica

Gli SLA costituiscono obbligazioni contrattuali.

Art. 25 – Indicatori di Qualità (KPI)

La qualità del servizio sarà verificata mediante indicatori misurabili.

KPI amministrativi

  • Rendiconto presentato entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
  • Almeno il 98% delle registrazioni contabili corrette.
  • Aggiornamento mensile della contabilità.

KPI gestionali

  • Almeno il 95% delle richieste evase entro gli SLA.
  • Tempo medio di risposta inferiore a due giorni lavorativi.
  • Tempo medio di attivazione delle emergenze inferiore a due ore.

KPI economici

  • Percentuale di recupero della morosità.
  • Riduzione delle spese straordinarie evitabili.
  • Contenimento degli scostamenti tra preventivo e consuntivo.

KPI documentali

  • Completezza dell’archivio digitale.
  • Aggiornamento costante dei registri.
  • Disponibilità online della documentazione.

KPI di soddisfazione

Ogni anno il Condominio potrà effettuare un questionario di soddisfazione.

Saranno valutati:

  • competenza;
  • disponibilità;
  • tempestività;
  • trasparenza;
  • chiarezza delle comunicazioni;
  • capacità di risolvere i problemi.

Art. 26 – Monitoraggio delle prestazioni

L’Amministratore dovrà predisporre un Report Trimestrale di Gestione contenente almeno:

Situazione economica

  • saldo di cassa;
  • disponibilità bancaria;
  • fondo lavori;
  • fondo morosità.

Situazione amministrativa

  • numero pratiche aperte;
  • pratiche concluse;
  • pratiche in ritardo.

Situazione tecnica

  • manutenzioni effettuate;
  • manutenzioni programmate;
  • interventi urgenti;
  • verifiche obbligatorie.

Situazione finanziaria

  • morosità;
  • recuperi effettuati;
  • pagamenti ai fornitori;
  • scadenze fiscali.

Art. 27 – Non conformità

Costituiscono non conformità:

  • mancato rispetto degli SLA;
  • ritardi reiterati;
  • mancato aggiornamento della contabilità;
  • mancata trasparenza documentale;
  • omessa convocazione dell’Assemblea;
  • irregolarità contabili;
  • mancata conservazione della documentazione;
  • violazione degli obblighi di legge.

Ogni non conformità dovrà essere registrata e comunicata all’Amministratore, il quale dovrà presentare un piano di rientro con indicazione delle azioni correttive e dei tempi di attuazione.

Art. 28 – Verifica annuale delle prestazioni

In occasione dell’approvazione del rendiconto annuale, l’Assemblea procederà alla valutazione dell’operato dell’Amministratore sulla base di:

  • rispetto degli SLA;
  • raggiungimento dei KPI;
  • qualità della gestione economica;
  • correttezza amministrativa;
  • stato di conservazione del patrimonio;
  • soddisfazione dei condomini;
  • livello di trasparenza;
  • completezza della documentazione.

L’esito della valutazione costituirà elemento di riferimento per l’eventuale rinnovo dell’incarico e per l’adozione delle determinazioni previste dalla legge e dal contratto.

PARTE IV

DISCIPLINA ECONOMICA, CONTRATTUALE E DI AFFIDAMENTO DELL’INCARICO

Art. 29 – Compenso dell’Amministratore

Il compenso annuale dovrà essere determinato in misura fissa, omnicomprensiva e chiaramente indicato nell’offerta economica.

Nel compenso ordinario dovranno essere ricompresi tutti i servizi espressamente indicati nel presente Capitolato.

Non saranno ammesse richieste di compensi ulteriori per attività già comprese nel corrispettivo annuale.

Ogni compenso aggiuntivo dovrà essere:

  • preventivamente indicato nell’offerta;
  • chiaramente quantificato;
  • approvato dall’Assemblea;
  • riportato nel verbale assembleare.

Non saranno riconosciuti compensi formulati genericamente o rinviati a futuri tariffari.

Art. 30 – Prestazioni comprese nel compenso ordinario

Il compenso annuale comprende, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

Gestione amministrativa

  • tenuta della contabilità;
  • aggiornamento registri;
  • predisposizione del rendiconto;
  • predisposizione del preventivo;
  • gestione del conto corrente;
  • emissione quote;
  • riscossione contributi;
  • pagamenti;
  • conservazione documentale.

Gestione fiscale

  • Certificazioni Uniche;
  • Modello 770;
  • F24;
  • ritenute d’acconto;
  • adempimenti fiscali ordinari.

Gestione tecnica

  • manutenzione ordinaria;
  • rapporti con i fornitori;
  • verifiche periodiche;
  • acquisizione preventivi;
  • controllo esecuzione lavori.

Rapporti con i condomini

  • risposta alle richieste;
  • ricevimento;
  • aggiornamento area riservata;
  • consultazione documentale.

Assemblee

Sono comprese:

  • una Assemblea ordinaria annuale;
  • predisposizione della documentazione;
  • redazione del verbale;
  • trasmissione ai condomini.

Art. 31 – Prestazioni escluse dal compenso ordinario

Sono remunerate separatamente esclusivamente le attività di natura straordinaria.

Tra queste:

  • direzione lavori;
  • assistenza tecnica per opere straordinarie;
  • gestione incentivi fiscali;
  • pratiche catastali;
  • pratiche urbanistiche;
  • mediazioni civili;
  • procedimenti giudiziari;
  • consulenze tecniche particolarmente complesse;
  • gestione di contenziosi;
  • pratiche assicurative eccezionali;
  • attività richieste da provvedimenti dell’Autorità Giudiziaria.

Qualunque altra attività dovrà considerarsi compresa nel compenso ordinario salvo diversa previsione del presente Capitolato.

Art. 32 – Corrispettivi dei servizi extra

L’offerta economica dovrà contenere una tabella analitica.

Servizio Compreso Costo (€)
Assemblea straordinaria
Decreto ingiuntivo
Recupero morosità
Gestione sinistri
Pratiche ENEA
Gestione Superbonus/Incentivi
Compenso lavori straordinari %
Accessi fuori orario
Certificazioni aggiuntive
Altri servizi

La mancata compilazione della tabella comporterà l’automatica presunzione che il servizio sia compreso nel compenso annuale.

Art. 33 – Revisione del compenso

Il compenso annuale rimarrà invariato per tutta la durata dell’incarico.

Eventuali revisioni potranno avvenire esclusivamente:

  • in occasione del rinnovo;
  • mediante deliberazione assembleare;
  • previa presentazione di nuova offerta economica.

Non sono ammessi adeguamenti automatici.

Art. 34 – Criteri di valutazione delle offerte

Le offerte saranno valutate secondo il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa.

Valutazione tecnica (70 punti)

Elemento Punti
Esperienza professionale 15
Organizzazione dello studio 10
Servizi digitali 10
Qualità degli SLA 10
Metodologia di gestione 10
Reportistica 5
Esperienza in condomìni analoghi 10

Offerta economica (30 punti)

Elemento Punti
Compenso annuo 20
Servizi extra 10

Art. 35 – Commissione di valutazione

L’Assemblea potrà:

  • valutare direttamente le offerte;
  • delegare il Consiglio di Condominio;
  • nominare apposita Commissione.

La valutazione dovrà essere verbalizzata.

Art. 36 – Penali contrattuali

Ferma restando la normativa vigente, il reiterato mancato rispetto del Capitolato costituisce grave inadempimento.

Potranno essere contestati:

  • mancato rispetto degli SLA;
  • ritardo nella presentazione del rendiconto;
  • omessa convocazione delle Assemblee;
  • mancato aggiornamento della contabilità;
  • mancata trasparenza documentale.

Prima dell’applicazione di qualsiasi misura dovrà essere garantito il contraddittorio con l’Amministratore.

L’eventuale decisione di revoca resta disciplinata esclusivamente dal Codice Civile e dalle deliberazioni dell’Assemblea.

Art. 37 – Copertura assicurativa

L’Amministratore dovrà mantenere per tutta la durata dell’incarico:

  • polizza RC professionale;
  • massimale adeguato;
  • copertura per colpa grave, ove prevista;
  • estensione ai collaboratori eventualmente incaricati.

La copia della polizza dovrà essere consegnata annualmente.

Art. 38 – Passaggio di consegne

Entro i termini previsti dalla legge, l’Amministratore uscente dovrà consegnare:

Documentazione amministrativa

  • anagrafe;
  • registri;
  • verbali;
  • rendiconti;
  • preventivi.

Documentazione economica

  • estratti conto;
  • situazione di cassa;
  • fondi;
  • morosità;
  • crediti e debiti.

Documentazione tecnica

  • certificazioni;
  • libretti impianti;
  • fascicoli tecnici;
  • contratti manutenzione;
  • chiavi;
  • codici;
  • credenziali.

Archivio digitale

Dovranno essere consegnati:

  • database;
  • backup;
  • accessi cloud;
  • PEC del Condominio;
  • dominio internet;
  • area riservata;
  • firma digitale del Condominio (ove presente).

Il passaggio dovrà avvenire mediante verbale sottoscritto dalle parti.

Art. 39 – Clausola di continuità del servizio

L’Amministratore uscente dovrà garantire la piena collaborazione con il nuovo Amministratore fino al completamento del passaggio di consegne, nei limiti previsti dalla legge.

Art. 40 – Riservatezza e protezione dei dati

L’Amministratore dovrà trattare i dati personali nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale applicabile.

Dovrà adottare misure tecniche e organizzative adeguate a garantire:

  • riservatezza;
  • integrità;
  • disponibilità;
  • tracciabilità degli accessi;
  • conservazione sicura dei documenti.

Art. 41 – Clausola finale

Il presente Capitolato costituisce parte integrante del contratto di incarico dell’Amministratore Condominiale.

In caso di contrasto tra il presente Capitolato e condizioni generali predisposte dall’Amministratore, prevalgono le disposizioni del presente Capitolato, salvo diversa deliberazione assembleare conforme alla legge.

Per quanto non espressamente previsto si applicano:

  • il Codice Civile;
  • le relative Disposizioni di Attuazione;
  • il Regolamento di Condominio;
  • le deliberazioni assembleari;
  • la normativa speciale vigente.

ALLEGATI

Il Capitolato è completato dai seguenti allegati:

Allegato A – Capitolato Tecnico (presente documento)

Allegato B – Modello di Offerta Tecnica

Allegato C – Modello di Offerta Economica

Allegato D – Tabella dei Servizi Extra

Allegato E – Check-list del Passaggio di Consegne

Allegato F – Schema di Report Trimestrale

Allegato G – Scheda di Valutazione Annuale (KPI)

Allegato H – Dichiarazione di possesso dei requisiti professionali

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